Как оформить акт о списании материальных ценностей в организации

Разбираем, как оформить акт о списании материальных ценностей в организации, какие сведения указать в документе и кто должен его подписать. Акт подтверждает, что имущество осмотрели, установили причину выбытия и разрешили снять его с учета. На его основании бухгалтерия отражает списание, а ответственное лицо передает остатки, отходы или пригодные детали по назначению.

Когда нужен акт о списании материальных ценностей

Акт составляют, когда материальные ценности больше нельзя использовать по назначению либо их дальнейшее хранение экономически нецелесообразно. Причиной может быть естественный износ, поломка, истечение срока годности, порча, авария, недостача или невозможность восстановить имущество.

Документ нужен не только для бухгалтерского учета. Он фиксирует решение организации и помогает подтвердить, почему ценности выбыли, кто их осмотрел, какие детали или материалы остались после разборки и куда их направили.

К материальным ценностям могут относиться:

• сырье и материалы;
• хозяйственный инвентарь;
• запасные части;
• канцелярские товары;
• топливо и горюче-смазочные материалы;
• тара, малоценный инвентарь и иное имущество;
• оборудование, если его списывают как объект, утративший потребительские свойства.

Для отдельных объектов используют специальные документы. Например, списание основных средств оформляют по форме, принятой в организации, или специализированным актом, а для транспорта подойдет акт о списании автотранспортных средств. Для материальных запасов в государственных и муниципальных учреждениях применяется отдельный документ — акт о списании материальных запасов.

Если ценности не уничтожают, а передают другому работнику, подразделению или организации, акт списания может быть не нужен. В такой ситуации используют документ, который подтверждает передачу, например акт приема-передачи материальных ценностей работнику.

Кто входит в комиссию и как проходит списание

Решение о списании обычно принимает комиссия, назначенная руководителем. Ее состав закрепляют распорядительным документом: приказом, распоряжением или иным внутренним документом. В комиссию включают представителей подразделения, где находятся ценности, материально ответственное лицо, специалиста по бухгалтерскому учету и при необходимости технического эксперта.

Материально ответственное лицо участвует в осмотре и предоставляет сведения об имуществе, но его подпись сама по себе не заменяет решение комиссии. Если причина выбытия связана с поломкой, аварией или нарушением правил хранения, к работе можно привлечь специалиста, который сможет описать техническое состояние объекта.

Процедура списания обычно включает следующие этапы:

• руководитель издает распоряжение о проведении осмотра и назначает комиссию;
• комиссия получает сведения об имуществе и проверяет его фактическое наличие;
• участники осматривают ценности и устанавливают их состояние;
• выясняется причина списания и возможность ремонта, восстановления или дальнейшего использования;
• определяется количество, единица измерения и стоимость списываемых объектов;
• фиксируются пригодные остатки, детали, лом или отходы;
• комиссия оформляет и подписывает акт;
• руководитель утверждает документ;
• бухгалтерия отражает операцию, а ответственное лицо передает остатки на склад либо оформляет их утилизацию.

Комиссия должна описывать фактические обстоятельства, а не ограничиваться общей фразой «не пригодно к использованию». Желательно указать, что именно обнаружено: повреждение корпуса, неисправность механизма, порча вследствие хранения, истечение срока годности или другая конкретная причина.

Если списывают оборудование, сначала может потребоваться оформить его вывод из эксплуатации. Для такой ситуации можно использовать акт вывода оборудования из эксплуатации, а затем оформить документы на демонтаж и списание.

Какие сведения указать в акте

Организация вправе разработать собственный бланк, если он содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа и позволяет раскрыть содержание операции. Можно также использовать подходящую унифицированную или отраслевую форму, если она соответствует виду имущества и внутренним правилам учета.

В акте указывают:

Для каждой позиции лучше выделять отдельную строку. Если списывают несколько одинаковых предметов, их можно объединить, но только если совпадают характеристики, причина выбытия и порядок отражения операции.

В разделе о стоимости не следует указывать только общую сумму без расшифровки. Бухгалтерии важно видеть, сколько единиц списывают, по какой учетной цене и на какую сумму. Если после разборки остаются пригодные материалы, их количество и оценку также отражают в акте или приложении к нему.

Причину списания формулируют конкретно и нейтрально. Подойдут варианты «неисправность вследствие износа», «повреждение, не подлежащее восстановлению», «порча из-за нарушения условий хранения», «истек срок годности». Если установлена вина работника или третьего лица, этот факт подтверждают отдельными материалами, а не просто вписывают в акт без объяснений.

К акту можно приложить фотографии, дефектную ведомость, заключение специалиста, результаты инвентаризации, объяснения ответственных лиц или документы о передаче отходов. Такие приложения перечисляют в самом акте, чтобы было понятно, какие материалы комиссия использовала при принятии решения.

Как подписать и утвердить документ

Сначала акт подписывают председатель и члены комиссии. Материально ответственное лицо подтверждает сведения о находившихся у него ценностях и может указать замечания, если не согласно с выводами комиссии. При наличии разногласий их фиксируют письменно до передачи документа на утверждение.

После комиссии акт передают руководителю или иному уполномоченному лицу. Утверждение означает, что организация согласна со списанием и разрешает бухгалтерии отразить операцию. В реквизите утверждения указывают должность, подпись, расшифровку подписи и дату.

Если документ оформляют на бумаге, подписи ставят в предусмотренных местах. При электронном документообороте применяют способ подписания, установленный в организации, и обеспечивают сохранность электронной версии вместе с приложениями.

Практический чек-лист перед передачей в бухгалтерию:

• указан номер и дата акта;
• есть ссылка на основание для работы комиссии;
• перечислены все участники комиссии;
• совпадают фактические и учетные данные по имуществу;
• подробно описана причина списания;
• указаны остатки и порядок их дальнейшего использования;
• поставлены подписи комиссии и материально ответственного лица;
• документ утвержден руководителем;
• перечислены приложения;
• экземпляры переданы ответственным подразделениям.

Обычно один экземпляр направляют в бухгалтерию, другой оставляют у материально ответственного лица или подразделения. Если акт нужен для склада, службы эксплуатации или комиссии по утилизации, количество экземпляров определяют внутренним порядком организации.

Как отразить списание в бухгалтерском учёте

После утверждения акта бухгалтер проверяет содержание операции и сопоставляет его с данными учета. На основании документа стоимость списанных ценностей исключают из соответствующего учетного регистра, а при наличии пригодных остатков принимают их к учету в установленном порядке.

Конкретные счета и корреспонденцию выбирают с учетом вида имущества, причины выбытия, способа его использования и учетной политики организации. Для материалов, запасных частей, топлива, основных средств и имущества, переданного в эксплуатацию, порядок отражения может различаться.

При списании обычно проверяют:

1. соответствует ли акт первичному документу и внутреннему распорядительному документу;
2. совпадает ли количество с карточками учета, складскими документами или инвентаризационными материалами;
3. правильно ли определена учетная стоимость;
4. отражены ли пригодные детали, возвратные материалы и отходы;
5. требуется ли оформить передачу остатков на склад;
6. есть ли основания для предъявления стоимости виновному лицу или страховой организации;
7. нужно ли начислить или скорректировать налоги в связи с операцией.

Если после демонтажа получены материалы, которые организация планирует использовать или продать, их не оставляют без документального оформления. Комиссия фиксирует состав и количество остатков, а склад или ответственное подразделение принимает их по соответствующему документу.

Акт хранят вместе с бухгалтерскими регистрами и связанными с ним материалами: приказом о создании комиссии, дефектной ведомостью, заключением специалиста, накладной на передачу остатков и документами об утилизации. Срок хранения определяют по правилам документооборота и требованиям к бухгалтерским документам, действующим в организации.

Если списывают не обычные материалы, а объект нефинансовых активов в учреждении, используют специализированную форму акта о списании объектов нефинансовых активов. Для канцтоваров, топлива или автомобильных деталей также удобнее применять профильные документы: акт на списание канцтоваров или акт на списание ГСМ.