Акт уничтожения средства электронной подписи в организации
Документ, которым организация фиксирует вывод из эксплуатации и уничтожение носителя или ключа электронной подписи. Нужен для внутреннего контроля СКЗИ и подтверждения того, что подпись больше не может использоваться.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Акт уничтожения средства электронной подписи в организации — внутренний документ, фиксирующий вывод из эксплуатации ключевого носителя (токена, смарт-карты, флеш-носителя) и уничтожение записанных на нём ключей. Как правило, его оформляют при увольнении сотрудника, истечении срока действия сертификата, утрате или поломке носителя, компрометации ключа либо замене средства подписи на новое.
Обязательной унифицированной формы акта нет — обычно организация разрабатывает шаблон самостоятельно и закрепляет его в регламентах по работе с электронной подписью. В документе указывают реквизиты организации, дату и номер, состав комиссии, основание уничтожения, сведения о носителе (тип, модель, серийный номер, реквизиты сертификата), способ и результат процедуры, подписи участников.
Акт подтверждает, что уничтоженный ключ не может быть использован для подписания документов, и служит доказательством соблюдения внутреннего контроля при проверках и инвентаризации криптографических средств. Сведения из акта обычно вносят в журнал учёта средств ЭП, а сам документ хранят вместе с материалами по учёту СКЗИ в сроки, установленные внутренними правилами организации.
Если подпись перестаёт использоваться, сертификат ключа проверки электронной подписи, как правило, отзывают через удостоверяющий центр, который его выдал. Акт уничтожения носителя при этом служит внутренним подтверждением того, что ключи физически выведены из обращения.
Что указать
10 пунктов для бланка
- 01Полное наименование организации и структурного подразделения
- 02Дата и номер акта
- 03Основание уничтожения (приказ, заявление сотрудника, истечение срока сертификата, утрата или поломка носителя)
- 04Состав комиссии: ФИО и должности председателя и членов комиссии
- 05Сведения о средстве ЭП: тип, модель, серийный номер носителя (токена, смарт-карты)
- 06Реквизиты сертификата ключа проверки электронной подписи (при наличии)
- 07Способ и дата уничтожения (физическое разрушение носителя, программная очистка ключей, деактивация в системе)
- 08Место проведения процедуры
- 09Подписи председателя и членов комиссии
- 10Отметка о внесении записи в журнал учёта средств электронной подписи (при наличии)
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Назначьте комиссию приказом руководителя — обычно это представитель ИТ-отдела или службы безопасности, ответственный за учёт СКЗИ и, при необходимости, владелец подписи.
- 2Определите основание: увольнение сотрудника, истечение срока сертификата, утрата, поломка носителя или замена средства подписи.
- 3Впишите реквизиты организации, дату и номер акта, состав комиссии.
- 4Опишите уничтожаемый носитель: тип, модель, серийный номер и реквизиты сертификата, если они известны.
- 5Зафиксируйте способ уничтожения: физическое разрушение токена, программная очистка ключей или деактивация в учётной системе.
- 6Укажите дату и место проведения процедуры.
- 7Проверьте, что все члены комиссии подписали акт.
- 8Зарегистрируйте акт в журнале учёта СКЗИ, при необходимости сообщите в удостоверяющий центр об отзыве сертификата и передайте документ на хранение по внутренним правилам.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
Кто составляет акт уничтожения средства электронной подписи?
Как правило, комиссия, назначенная приказом руководителя: представитель ИТ-отдела или службы безопасности, сотрудник, ответственный за учёт СКЗИ, а иногда и сам владелец подписи.
В каких случаях уничтожают средство электронной подписи?
Обычно при увольнении сотрудника, истечении срока действия сертификата, утрате или поломке носителя, компрометации ключа или замене СКЗИ на новое.
Есть ли унифицированная форма такого акта?
Нет, обязательной унифицированной формы не установлено. Организация разрабатывает шаблон самостоятельно и закрепляет его во внутренних регламентах по работе с электронной подписью.
Нужно ли уведомлять удостоверяющий центр?
Если подпись прекращает использоваться, сертификат ключа проверки ЭП, как правило, отзывается через удостоверяющий центр, который его выдал. Порядок отзыва уточните в вашем УЦ.
Как уничтожают носитель электронной подписи?
Чаще всего токен или флеш-носитель физически разрушают либо выполняют программную очистку ключей с деактивацией в учётной системе. Применённый способ фиксируется в акте.
Сколько хранить акт уничтожения?
Срок хранения обычно устанавливается внутренней инструкцией или номенклатурой дел организации. Чаще акт хранят вместе с документами по учёту средств электронной подписи.
Похожие документы
Акт о списании объектов нефинансовых активов в организации
Акт о списании объектов нефинансовых активов (форма 0504104) оформляется при выбытии имущества учреждения — оборудования, мебели, техники. Документ фиксирует состояние объектов и служит основанием для их снятия с учета.
Акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов оформляет выбытие материалов, пришедших в негодность, и служит основанием для их снятия с бухгалтерского учета. Подходит учреждениям и организациям, которые ведут учет запасов на складе.
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества (форма 0504835) обобщает итоги проверки: излишки, недостачи и расхождения с учётными данными. Документ оформляет инвентаризационная комиссия, а на его основании руководитель принимает решения по итогам проверки.
Акт на оприходование земельных угодий
Акт на оприходование земельных угодий (форма 401-АПК) оформляют сельскохозяйственные организации при приемке земельных участков к учету. Документ фиксирует площадь, вид угодий и стоимость поступившей земли.
Акт на списание многолетних насаждений
Акт на списание многолетних насаждений (форма 405-АПК) — первичный документ сельскохозяйственной организации, которым оформляют раскорчёвку и списание садов, ягодников и виноградников. В нём фиксируют состав насаждений, их стоимость и причины списания.
Акт на выбраковку животного из основного стада по требованиям ветеринарного контроля (форма 406-АПК)
Акт формы 406-АПК фиксирует выбраковку животного из основного стада по ветеринарным показаниям. Нужен сельхозпредприятиям и фермерам для документального оформления решения и последующего списания животного.