Акт приема‑передачи печати
Акт приема-передачи печати фиксирует передачу печати организации от одного лица другому и подтверждает, кто отвечает за её сохранность. Нужен при смене директора, увольнении сотрудника или передаче печати на хранение.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Акт приема-передачи печати — внутренний документ организации, которым оформляется передача печати (основной или печати-дублера) от одного лица другому. Акт подтверждает, кто, когда и на каком основании получил печать, и закрепляет ответственность за её сохранность и правильное использование.
Чаще всего акт составляют при смене руководителя, увольнении или переводе сотрудника, отвечавшего за печать, передаче печати на временное хранение на время отпуска или командировки, а также при реорганизации компании. Как правило, документ готовят в двух экземплярах — по одному для передающей и принимающей стороны.
Чтобы акт имел практическую ценность, в нем подробно описывают печать: тип, оттиск, номер и назначение, а также фиксируют её состояние на момент передачи. Обязательно указывают основание передачи — приказ, доверенность или иной внутренний документ. Подписи обеих сторон завершают оформление. Такой акт помогает разграничить ответственность и пригодится при проверках, аудите и спорных ситуациях.
Что указать
8 пунктов для бланка
- 01Дата и место составления акта
- 02Полное наименование организации
- 03ФИО и должность лица, передающего печать
- 04ФИО и должность лица, принимающего печать
- 05Основание передачи (приказ, доверенность, увольнение, смена директора)
- 06Описание печати: тип, оттиск, номер, назначение
- 07Состояние печати на момент передачи
- 08Подписи сторон с расшифровкой
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Скачайте бланк и укажите дату и место составления акта.
- 2Впишите полное наименование организации, в которой происходит передача печати.
- 3Укажите ФИО и должности лица, передающего печать, и лица, принимающего её.
- 4Обоснуйте передачу: сошлитесь на приказ, доверенность или другой внутренний документ.
- 5Подробно опишите печать: тип, оттиск, номер и для каких документов она используется.
- 6Зафиксируйте состояние печати на момент передачи, при необходимости приложите оттиск или фото.
- 7Проверьте данные и подпишите акт обеим сторонам с расшифровкой подписей.
- 8Составьте акт в двух экземплярах и зарегистрируйте его в журнале учета печатей, если он ведется.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
Кто подписывает акт приема-передачи печати?
Акт подписывают оба участника передачи — лицо, передающее печать, и лицо, принимающее её. Обычно это руководитель организации и сотрудник, которому вверяется печать, либо их уполномоченные представители.
В каких случаях составляется акт?
Чаще всего — при смене руководителя, увольнении или переводе сотрудника, ответственного за печать, передаче печати на временное хранение на время отпуска или командировки, а также при реорганизации организации.
Нужно ли заверять акт печатью организации?
По общему правилу достаточно подписей сторон с расшифровкой. Оттиск печати организации в акте не обязателен, но на практике повышает убедительность документа.
Сколько экземпляров акта нужно составить?
Как правило, акт составляется в двух экземплярах — по одному для передающей и принимающей стороны. Если документ регистрируется в журнале учета, может понадобиться дополнительный экземпляр.
Что делать, если печать утрачена?
Факт утраты фиксируется отдельным актом, после чего организация обычно издает приказ и принимает меры, чтобы оттиск не был использован. Новая печать изготавливается взамен утраченной.
Обязательно ли описывать состояние печати?
Описание состояния (целостность, исправность, наличие дефектов) желательно: оно позволяет разграничить ответственность сторон и избежать споров о повреждениях, возникших до или после передачи.
Похожие документы
Акт о списании объектов нефинансовых активов в организации
Акт о списании объектов нефинансовых активов (форма 0504104) оформляется при выбытии имущества учреждения — оборудования, мебели, техники. Документ фиксирует состояние объектов и служит основанием для их снятия с учета.
Акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов оформляет выбытие материалов, пришедших в негодность, и служит основанием для их снятия с бухгалтерского учета. Подходит учреждениям и организациям, которые ведут учет запасов на складе.
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества (форма 0504835) обобщает итоги проверки: излишки, недостачи и расхождения с учётными данными. Документ оформляет инвентаризационная комиссия, а на его основании руководитель принимает решения по итогам проверки.
Акт на оприходование земельных угодий
Акт на оприходование земельных угодий (форма 401-АПК) оформляют сельскохозяйственные организации при приемке земельных участков к учету. Документ фиксирует площадь, вид угодий и стоимость поступившей земли.
Акт на списание многолетних насаждений
Акт на списание многолетних насаждений (форма 405-АПК) — первичный документ сельскохозяйственной организации, которым оформляют раскорчёвку и списание садов, ягодников и виноградников. В нём фиксируют состав насаждений, их стоимость и причины списания.
Акт на выбраковку животного из основного стада по требованиям ветеринарного контроля (форма 406-АПК)
Акт формы 406-АПК фиксирует выбраковку животного из основного стада по ветеринарным показаниям. Нужен сельхозпредприятиям и фермерам для документального оформления решения и последующего списания животного.