Акт об уничтожении документов
Акт об уничтожении документов фиксирует факт уничтожения дел и бумаг с истёкшим сроком хранения: перечень материалов, способ и дату процедуры. Бланк пригодится организациям и ИП для подтверждения законности уничтожения.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Акт об уничтожении документов составляют, когда у бумаг и дел истёк срок хранения и организация решила от них избавиться. Документ подтверждает, что процедура проведена правомерно: в акте перечисляют уничтожаемые материалы, указывают их количество, способ уничтожения и состав комиссии. Без такого акта сложно доказать, что документы не утрачены, а уничтожены по правилам.
Обычно уничтожению предшествует экспертиза ценности документов: комиссия проверяет сроки хранения по действующим перечням и внутренним положениям организации, после чего оформляет протокол или приказ. На их основании и составляют акт. В него включают наименования дел, даты, регистрационные номера, количество томов или листов, а также ссылку на основание уничтожения.
Способ уничтожения (шредирование, сжигание, иное) фиксируют в акте — для конфиденциальных материалов важно, чтобы информация не подлежала восстановлению. Акт подписывают все члены комиссии и, как правило, утверждают руководитель организации. Сам акт после этого передают в архив: он остаётся подтверждением судьбы уничтоженных документов.
Что указать
8 пунктов для бланка
- 01Наименование организации и структурного подразделения
- 02Дата и номер акта
- 03Основание уничтожения (протокол комиссии, приказ руководителя)
- 04Состав комиссии: ФИО и должности председателя и членов
- 05Перечень уничтожаемых документов: наименование, даты, номера, количество дел (томов)
- 06Итоговое количество уничтоженных материалов (дел, папок, листов или вес)
- 07Способ уничтожения (шредирование, сжигание и т. п.)
- 08Подписи председателя и членов комиссии, отметка об утверждении руководителем
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Убедитесь, что сроки хранения документов истекли и среди них нет материалов с длительным или постоянным сроком хранения.
- 2Назначьте комиссию приказом или оформите протокол её заседания — обычно это экспертная комиссия организации.
- 3Составьте перечень уничтожаемых дел: наименование, даты, регистрационные номера, количество томов.
- 4Заполните шапку акта: организация, дата, номер, основание (протокол или приказ).
- 5Внесите перечень документов в таблицу акта и подведите итог по количеству.
- 6Укажите способ уничтожения и дату проведения процедуры.
- 7Проведите уничтожение и убедитесь, что информация не подлежит восстановлению.
- 8Подпишите акт всем составом комиссии, утвердите у руководителя и подшейте в дело архива.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
Кто подписывает акт об уничтожении документов?
Как правило, акт подписывают председатель и члены комиссии, назначенной приказом руководителя, а утверждает акт руководитель организации или уполномоченное им лицо.
Можно ли уничтожить документы, у которых не истёк срок хранения?
Обычно нет: сначала проводят экспертизу ценности и проверяют сроки хранения. Документы с постоянным и длительным сроком хранения уничтожению не подлежат.
Какой способ уничтожения указать в акте?
Любой фактически применённый — шредирование, сжигание и т. п. Для конфиденциальных документов способ должен исключать восстановление информации.
Нужно ли хранить сам акт после уничтожения документов?
Да. Акт остаётся подтверждением того, что документы уничтожены правомерно, поэтому его, как правило, передают на хранение в архив организации.
Подходит ли бланк для уничтожения электронных документов?
Да, в акте можно перечислить электронные файлы и дела, указав способ их удаления, — принцип оформления тот же.
Чем акт об уничтожении отличается от описи документов?
Опись перечисляет документы для учёта или передачи, а акт фиксирует сам факт уничтожения, его способ, дату и ответственных лиц.
Похожие документы
Акт о списании объектов нефинансовых активов в организации
Акт о списании объектов нефинансовых активов (форма 0504104) оформляется при выбытии имущества учреждения — оборудования, мебели, техники. Документ фиксирует состояние объектов и служит основанием для их снятия с учета.
Акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов оформляет выбытие материалов, пришедших в негодность, и служит основанием для их снятия с бухгалтерского учета. Подходит учреждениям и организациям, которые ведут учет запасов на складе.
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества (форма 0504835) обобщает итоги проверки: излишки, недостачи и расхождения с учётными данными. Документ оформляет инвентаризационная комиссия, а на его основании руководитель принимает решения по итогам проверки.
Акт на оприходование земельных угодий
Акт на оприходование земельных угодий (форма 401-АПК) оформляют сельскохозяйственные организации при приемке земельных участков к учету. Документ фиксирует площадь, вид угодий и стоимость поступившей земли.
Акт на списание многолетних насаждений
Акт на списание многолетних насаждений (форма 405-АПК) — первичный документ сельскохозяйственной организации, которым оформляют раскорчёвку и списание садов, ягодников и виноградников. В нём фиксируют состав насаждений, их стоимость и причины списания.
Акт на выбраковку животного из основного стада по требованиям ветеринарного контроля (форма 406-АПК)
Акт формы 406-АПК фиксирует выбраковку животного из основного стада по ветеринарным показаниям. Нужен сельхозпредприятиям и фермерам для документального оформления решения и последующего списания животного.