Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Акт фиксирует перечень дел и документов с истёкшим сроком хранения, выделенных к уничтожению, и подтверждает законность их утилизации. Нужен делопроизводителям, архивистам и руководителям организаций при проведении экспертизы ценности документов.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, — учётный документ в делопроизводстве и архивной работе организации. Им оформляют отбор дел и документов, срок хранения которых истёк, для последующего уничтожения. Типовая форма акта приведена в правилах работы архивов, утверждённых приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; при необходимости организация может адаптировать её под себя, сохранив основные реквизиты.
Основание для составления акта — экспертиза ценности документов. К уничтожению выделяют только те дела, которые не включены в описи дел постоянного хранения и по личному составу и у которых истёк срок хранения. Сроки определяют по номенклатуре дел и действующим перечням типовых архивных документов со сроками хранения. Акт, как правило, составляет экспертная комиссия организации, а уничтожение проводится только после утверждения документа руководителем.
Основная часть акта — таблица с перечнем выделяемых дел: заголовок, крайние даты, номер дела, количество листов или дел, срок хранения и статья по перечню. Ниже указывается итоговое количество дел, ставятся подписи председателя и членов комиссии. После физического уничтожения в акте делают отметку с датой, способом утилизации и реквизитами подтверждающего документа.
Грамотно оформленный акт объясняет при проверке, почему документы отсутствуют в архиве, и защищает организацию от претензий. Сам акт хранится постоянно, поэтому по нему можно восстановить историю выбытия дел. На этой странице можно бесплатно скачать бланк акта в Word и образец заполнения в PDF.
Что указать
8 пунктов для бланка
- 01Наименование организации и структурного подразделения (архива)
- 02Дата и номер акта
- 03Ссылка на протокол экспертной комиссии (дата и номер)
- 04Таблица дел: номер по описи (номенклатуре), заголовок дела или группы однородных документов, крайние даты, номер дела (тома), количество листов/дел, срок хранения, статья по перечню
- 05Итог: количество дел, подлежащих уничтожению, цифрами и прописью
- 06Должности, ФИО и подписи председателя и членов экспертной комиссии
- 07Гриф утверждения руководителя организации (должность, подпись, дата)
- 08Отметка об уничтожении: дата, способ, реквизиты накладной или квитанции (заполняется после утилизации)
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Проведите экспертизу ценности: сверьте сроки хранения дел с номенклатурой дел и действующим перечнем типовых архивных документов.
- 2Отберите только дела с истёкшим сроком хранения, не включённые в описи дел постоянного хранения и по личному составу.
- 3Оформите протокол экспертной комиссии с решением о выделении документов к уничтожению.
- 4Заполните шапку акта: организация, структурное подразделение, дата, номер, ссылка на протокол комиссии.
- 5Внесите дела в таблицу по графам: заголовок, крайние даты, номер дела, количество, срок хранения, статья по перечню.
- 6Подведите итог — общее количество дел цифрами и прописью.
- 7Соберите подписи председателя и членов комиссии и утвердите акт у руководителя организации.
- 8После уничтожения сделайте в акте отметку о дате и способе утилизации и отметьте выбытие дел в описи или номенклатуре дел.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
Какие документы можно включать в акт о выделении к уничтожению?
Только дела и документы, срок хранения которых истёк и которые не включены в описи дел постоянного хранения и по личному составу. Отбор проводят по номенклатуре дел и перечням типовых архивных документов со сроками хранения.
Кто подписывает акт?
Как правило, подписи ставят председатель и члены экспертной комиссии организации, а акт утверждается руководителем.
Когда можно уничтожать документы после составления акта?
Уничтожение проводится только после утверждения акта руководителем организации. До этого момента документы должны оставаться на хранении.
Как зафиксировать, что документы уничтожены?
В акте делается отметка: дата уничтожения, способ (например, шредирование или передача специализированной организации) и реквизиты подтверждающего документа — накладной или квитанции.
Сколько хранится сам акт?
Акт о выделении к уничтожению хранится постоянно в архиве организации вместе с протоколами экспертной комиссии.
Можно ли скачать бланк бесплатно?
Да, на этой странице доступны бесплатный бланк в Word и образец заполнения в PDF — их можно скачать и заполнить на компьютере или от руки.
Похожие документы
Акт о списании объектов нефинансовых активов в организации
Акт о списании объектов нефинансовых активов (форма 0504104) оформляется при выбытии имущества учреждения — оборудования, мебели, техники. Документ фиксирует состояние объектов и служит основанием для их снятия с учета.
Акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов оформляет выбытие материалов, пришедших в негодность, и служит основанием для их снятия с бухгалтерского учета. Подходит учреждениям и организациям, которые ведут учет запасов на складе.
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества (форма 0504835) обобщает итоги проверки: излишки, недостачи и расхождения с учётными данными. Документ оформляет инвентаризационная комиссия, а на его основании руководитель принимает решения по итогам проверки.
Акт на оприходование земельных угодий
Акт на оприходование земельных угодий (форма 401-АПК) оформляют сельскохозяйственные организации при приемке земельных участков к учету. Документ фиксирует площадь, вид угодий и стоимость поступившей земли.
Акт на списание многолетних насаждений
Акт на списание многолетних насаждений (форма 405-АПК) — первичный документ сельскохозяйственной организации, которым оформляют раскорчёвку и списание садов, ягодников и виноградников. В нём фиксируют состав насаждений, их стоимость и причины списания.
Акт на выбраковку животного из основного стада по требованиям ветеринарного контроля (форма 406-АПК)
Акт формы 406-АПК фиксирует выбраковку животного из основного стада по ветеринарным показаниям. Нужен сельхозпредприятиям и фермерам для документального оформления решения и последующего списания животного.