Акт о неисправимых повреждениях документов
Акт фиксирует факт утраты документов, повреждённых настолько, что восстановить их невозможно, — например, после пожара или затопления. Нужен организациям для оформления дубликатов и списания утраченных бумаг.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Акт о неисправимых повреждениях документов составляется, когда документы организации пострадали настолько, что восстановить их невозможно, — например, после пожара, затопления, аварии или обрушения конструкций. Акт подтверждает факт утраты и служит отправной точкой для дальнейших действий: запроса дубликатов, списания утраченных бумаг с учёта и разбирательства по причинам случившегося.
Как правило, акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Члены комиссии осматривают повреждённые документы, оценивают степень повреждения каждого и фиксируют перечень утраченного. Строго установленной формы акта нет, поэтому обычно используют готовый бланк или образец, принятый в организации.
В документе указывают реквизиты организации, дату и место составления, состав комиссии и основание для его проведения, перечень повреждённых документов, характер повреждений и их причину. Акт подписывают все члены комиссии, после чего передают руководителю на утверждение.
После утверждения акт хранится вместе с документами организации. Его данные используют для восстановления утраченных бумаг — запросов копий и дубликатов у контрагентов, банков и госорганов, а также для внесения изменений в учётные регистры и архивный учёт.
Что указать
10 пунктов для бланка
- 01Полное наименование организации и структурного подразделения
- 02Дата и место составления акта
- 03Номер акта
- 04Основание для составления: приказ о создании комиссии, его дата и номер
- 05Состав комиссии: ФИО и должности председателя и членов
- 06Перечень повреждённых документов: наименование, количество, даты, регистрационные номера
- 07Характер повреждений и их причина (пожар, затопление, механическое разрушение и т. п.)
- 08Выводы комиссии о невозможности восстановления документов
- 09Подписи председателя и членов комиссии
- 10Отметка об утверждении акта руководителем
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Скачайте бланк акта и при необходимости сверьтесь с образцом заполнения.
- 2Укажите реквизиты организации: наименование, подразделение, дату и номер акта.
- 3Впишите основание — приказ руководителя о создании комиссии с датой и номером.
- 4Перечислите председателя и членов комиссии с указанием должностей и ФИО.
- 5Составьте опись повреждённых документов: название, количество, даты, регистрационные данные.
- 6Опишите характер повреждений каждого документа и причину их возникновения.
- 7Сформулируйте вывод комиссии о невозможности восстановления документов.
- 8Проверьте наличие подписей всех членов комиссии и передайте акт руководителю на утверждение.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
В каких случаях составляется акт о неисправимых повреждениях документов?
Обычно — когда документы пострадали в результате пожара, затопления, аварии или иных событий и восстановить их невозможно. Акт фиксирует факт утраты и служит основанием для дальнейших действий: восстановления дубликатов и списания.
Кто подписывает акт?
Как правило, акт подписывают все члены комиссии, назначенной приказом руководителя, включая председателя. Утверждает документ руководитель организации.
Обязательна ли унифицированная форма акта?
Жёстко установленной формы нет, поэтому обычно используют готовый бланк или образец, принятый в организации. Главное — отразить реквизиты, состав комиссии, перечень утраченных документов и подписи.
Чем этот акт отличается от акта о выделении документов к уничтожению?
Первый фиксирует утрату документов в результате повреждения, второй оформляется при плановом уничтожении документов с истёкшими сроками хранения. Это разные процедуры с разными основаниями.
Что делать после составления акта?
Обычно акт передают руководителю на утверждение, а затем используют для восстановления утраченных документов: запросов дубликатов у контрагентов, банков и госорганов, а также для корректировки учёта.
Нужно ли указывать причину повреждений?
Да, характер и причину повреждений (пожар, затопление и т. п.) обычно отражают в акте — это помогает установить обстоятельства утраты и при необходимости провести разбирательство.
Похожие документы
Акт о списании объектов нефинансовых активов в организации
Акт о списании объектов нефинансовых активов (форма 0504104) оформляется при выбытии имущества учреждения — оборудования, мебели, техники. Документ фиксирует состояние объектов и служит основанием для их снятия с учета.
Акт о списании материальных запасов
Акт о списании материальных запасов оформляет выбытие материалов, пришедших в негодность, и служит основанием для их снятия с бухгалтерского учета. Подходит учреждениям и организациям, которые ведут учет запасов на складе.
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества
Акт о результатах инвентаризации недвижимости и движимого имущества (форма 0504835) обобщает итоги проверки: излишки, недостачи и расхождения с учётными данными. Документ оформляет инвентаризационная комиссия, а на его основании руководитель принимает решения по итогам проверки.
Акт на оприходование земельных угодий
Акт на оприходование земельных угодий (форма 401-АПК) оформляют сельскохозяйственные организации при приемке земельных участков к учету. Документ фиксирует площадь, вид угодий и стоимость поступившей земли.
Акт на списание многолетних насаждений
Акт на списание многолетних насаждений (форма 405-АПК) — первичный документ сельскохозяйственной организации, которым оформляют раскорчёвку и списание садов, ягодников и виноградников. В нём фиксируют состав насаждений, их стоимость и причины списания.
Акт на выбраковку животного из основного стада по требованиям ветеринарного контроля (форма 406-АПК)
Акт формы 406-АПК фиксирует выбраковку животного из основного стада по ветеринарным показаниям. Нужен сельхозпредприятиям и фермерам для документального оформления решения и последующего списания животного.