Как составить акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов помогает проверить расчеты между контрагентами и зафиксировать задолженность. В документе сопоставляют отгрузки, услуги, оплаты, возвраты и другие операции за выбранный период, а при расхождениях указывают позицию каждой стороны. Ниже разберем, какие сведения включить в акт, как заполнить таблицу и что делать, если данные не совпадают.

Когда нужен акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки составляют, когда нужно подтвердить состояние расчетов между организациями или предпринимателями на определенную дату. Его используют при регулярных расчетах по договору, перед закрытием отчетного периода, при подготовке к инвентаризации задолженности, смене бухгалтера или перед претензионной работой.

Документ особенно полезен, если между сторонами было много операций или платежи проходили частями. По одной только банковской выписке нельзя полностью восстановить взаиморасчеты: необходимо сопоставить платежи с накладными, актами выполненных работ, счетами и возвратами.

Акт может потребоваться в следующих ситуациях:

• перед окончательным расчетом по договору;
• при подготовке претензии о просроченной оплате;
• перед уступкой права требования или переводом долга;
• при проведении внутренней проверки расчетов;
• при закрытии проекта или прекращении сотрудничества;
• после длительного перерыва в расчетах;
• при обнаружении несоответствия между бухгалтерскими данными и документами контрагента.

Составить документ можно по собственной форме, если в ней достаточно данных для идентификации сторон и операций. Для практической работы подойдет акт сверки взаиморасчетов: его можно адаптировать под договор, период и особенности учета.

Перед заполнением определите период сверки и дату, на которую рассчитывается итоговое сальдо. Если между сторонами действует несколько договоров, заранее решите, будет ли составлен общий акт или отдельные документы по каждому договору.

Какие сведения указать в документе

В верхней части акта указывают его название, дату составления и период, за который проводится сверка. Также нужно обозначить стороны: полное наименование организации либо ФИО предпринимателя, адрес, ИНН и другие реквизиты, которые позволяют однозначно определить контрагента.

Если документ составляется по конкретному договору, укажите его номер и дату. Когда в акт включают операции по нескольким договорам, перечислите их в преамбуле или вынесите сведения в отдельную графу таблицы.

В документе обычно отражают:

• наименование и реквизиты обеих сторон;
• основание для расчетов — договор, дополнительное соглашение или иной документ;
• период сверки;
• дату, на которую определяют задолженность;
• начальное сальдо;
• перечень хозяйственных операций;
• обороты по дебету и кредиту;
• конечное сальдо;
• валюту расчетов;
• вывод о наличии или отсутствии задолженности;
• должности и ФИО представителей;
• подписи уполномоченных лиц.

Формулировку итогового вывода нужно согласовать с фактическими данными. Например, можно указать, что по состоянию на конкретную дату задолженность одной стороны перед другой составляет определенную сумму, либо что взаимные расчеты завершены и сальдо отсутствует.

Если акт подписывает представитель, проверьте основание его полномочий. В самом документе можно указать должность и ФИО подписанта, а сведения о доверенности или другом основании представить в реквизитах подписи.

Суммы в акте записывают в рублях и копейках либо в другой валюте, если это предусмотрено договором. При расчетах в иностранной валюте желательно отдельно зафиксировать валюту обязательства и порядок отражения операций, чтобы стороны одинаково понимали итог.

Как заполнить таблицу расчетов

Главная часть акта — таблица операций за выбранный период. Каждую строку связывают с подтверждающим документом: счетом, накладной, актом оказанных услуг, платежным поручением, кассовым документом, корректировкой или документом на возврат.

Типовая структура таблицы может выглядеть так:

Названия дебета и кредита нужно применять одинаково на протяжении всего документа. До начала заполнения стороны могут отдельно договориться, какая сторона отражает свои операции в дебете, а какая — в кредите. Если этого не сделать, одинаковые цифры могут получить разные интерпретации.

Сначала укажите входящее сальдо на начало периода. Затем последовательно внесите все операции по датам, не смешивая события в одну строку. После этого подсчитайте обороты по каждой стороне и определите конечное сальдо.

Проверяйте таблицу по следующему алгоритму:

1. Сопоставьте период акта с данными бухгалтерского учета.
2. Проверьте начальное сальдо по предыдущей сверке или документам.
3. Внесите все отгрузки, оказанные услуги и выполненные работы.
4. Добавьте оплаты с датами и номерами платежных документов.
5. Отразите возвраты, корректировки, взаимозачеты и сторнирующие операции.
6. Сверьте итоги по дебету и кредиту.
7. Перенесите разницу в итоговую строку с указанием должника и кредитора.

Не следует включать в акт неподтвержденные операции только потому, что они указаны в учетной системе одной стороны. Если документ, на основании которого сделана запись, отсутствует или содержит ошибку, это нужно отдельно выяснить с контрагентом.

В конце таблицы можно добавить строку для сальдо на начало и конец периода, а также отдельный блок с расшифровкой итогов. Если таблица размещается на нескольких страницах, пронумеруйте страницы и укажите итоговые суммы так, чтобы листы нельзя было случайно перепутать.

Как оформить акт с разногласиями

Если данные контрагента не совпадают с вашими, не нужно подписывать акт без пояснений. Сначала определите, по какой операции возникло расхождение: это может быть неучтенный платеж, отгрузка, возврат, комиссия банка, неверная дата или повторное отражение одной и той же суммы.

Для такой ситуации подойдет акт сверки взаимных расчетов с разногласиями. В нем можно показать данные каждой стороны и отдельно описать причины несоответствий.

Есть два распространенных способа оформления:

• составить один акт с двумя колонками — по данным каждой стороны;
• направить акт одной стороны и приложить к нему таблицу разногласий или письменные замечания.

В таблице разногласий указывают спорную операцию, реквизиты подтверждающего документа, сумму по версии каждой стороны и пояснение. Например, одна сторона отражает платеж по банковской выписке, а другая еще не зачислила его на лицевой счет из-за ошибки в назначении платежа.

Пример структуры таблицы:

В сопроводительном письме можно попросить контрагента проверить конкретные операции и сообщить результат. Если стороны согласовали только часть данных, это также фиксируют: спорные суммы не следует включать в подтвержденное сальдо без пояснения.

Подписание акта с разногласиями не означает автоматического согласия с расчетами другой стороны. В подписи или отдельном разделе нужно прямо указать, что документ подписан с замечаниями, а разногласия изложены в таблице или приложении.

Соберите подтверждения по каждой спорной позиции: договор, спецификацию, накладную, акт, платежное поручение, банковскую выписку, переписку и документы на возврат. После проверки оформите исправленный акт либо отдельное соглашение о согласованном сальдо, если стороны пришли к общему результату.

Подписание и хранение акта сверки

После заполнения акт направляют контрагенту способом, который позволяет подтвердить факт передачи. Это может быть обмен бумажными экземплярами, электронный документооборот или другой согласованный канал. Перед отправкой проверьте, что в документе нет пустых итоговых строк, противоречивых дат и нерасшифрованных подписей.

Каждая сторона обычно подписывает свой экземпляр или подписывает один документ в согласованном порядке. На бумажном экземпляре указывают должность, подпись и расшифровку подписи. При электронном обмене используют способ подписания, который принимают обе стороны и который позволяет определить подписанта.

Акт лучше хранить вместе с документами, на основании которых он составлен. К нему прикладывают договор, дополнительные соглашения, первичные документы по операциям, платежные документы, переписку о разногласиях и финальную версию согласованных расчетов.

Для внутреннего контроля используйте чек-лист:

• Определен период и дата итогового сальдо.
• Указаны полные реквизиты обеих сторон.
• Проверено начальное сальдо.
• В таблицу внесены все операции за период.
• По каждой записи найден подтверждающий документ.
• Отдельно отражены оплаты, возвраты и корректировки.
• Подсчитаны обороты и конечное сальдо.
• Разногласия вынесены в отдельную таблицу или приложение.
• Проверены полномочия подписантов.
• Сохранены подписанный акт и документы-основания.

Если контрагент не согласен с актом, храните его версию, свои замечания и подтверждение отправки. При дальнейшем споре это позволит показать, какие расчеты предлагались, когда документ направлялся и по каким операциям стороны не достигли согласия.

При необходимости акт сверки можно дополнить другими документами, подтверждающими отдельные действия сторон. Например, для самостоятельного оформления взаимозачета используется акт взаимозачёта, но он не заменяет сверку всех расчетов за период.