Ведомость выдачи подарков
Ведомость выдачи подарков — учетный документ, которым организация фиксирует передачу подарков сотрудникам, клиентам и партнерам. Подходит для оформления подарков к праздникам и корпоративным мероприятиям.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Ведомость выдачи подарков — внутренний учетный документ, которым организация фиксирует факт передачи подарков сотрудникам, клиентам или деловым партнерам. Обычно её оформляют к праздникам и корпоративным событиям: Новому году, 8 Марта, профессиональным праздникам, юбилеям компании и работников. Единой обязательной формы нет — как правило, организация разрабатывает её самостоятельно и закрепляет в учетной политике.
Ведомость подтверждает, кому, когда и какие подарки были выданы, служит основанием для списания ценностей с учета и помогает обосновать расходы при налогообложении. Для подарков сотрудникам это особенно важно: по Налоговому кодексу РФ подарки на сумму до 4000 рублей в год на одного человека, как правило, не облагаются НДФЛ, а с превышения лимита удерживается налог. Ведомость позволяет бухгалтерии отследить стоимость подарков по каждому получателю.
Документ составляется на основании приказа или распоряжения руководителя о выдаче подарков. В ведомости перечисляют получателей, наименование и стоимость подарков, а получатели подтверждают получение подписью. Свои подписи ставят также лицо, выдавшее ценности, и, как правило, руководитель или главный бухгалтер.
Заполненная ведомость передается в бухгалтерию и хранится вместе с другими первичными документами — обычно не менее пяти лет. На этой странице можно бесплатно скачать бланк ведомости выдачи подарков в Word и PDF, а также посмотреть образец заполнения.
Что указать
11 пунктов для бланка
- 01Наименование организации и её реквизиты
- 02Номер и дата составления ведомости
- 03Основание выдачи подарков (приказ, распоряжение)
- 04ФИО и должность получателя (при необходимости — табельный номер)
- 05Наименование подарка, единица измерения и количество
- 06Стоимость подарка
- 07Повод выдачи (праздник, юбилей, корпоративное мероприятие)
- 08Подпись лица, выдавшего подарок
- 09Подпись получателя, подтверждающая получение
- 10Итоговые данные: количество подарков и общая сумма
- 11Подписи руководителя и главного бухгалтера
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Укажите полное наименование организации, проставьте номер и дату ведомости.
- 2Впишите основание выдачи подарков — обычно это приказ или распоряжение руководителя.
- 3Заполните таблицу: внесите ФИО и должности получателей.
- 4Для каждого получателя укажите наименование подарка, количество и стоимость.
- 5При необходимости отметьте повод выдачи — праздник, юбилей или другое событие.
- 6Подведите итоги: общее количество подарков и суммарную стоимость.
- 7Попросите каждого получателя расписаться в графе о получении подарка.
- 8Подпишите ведомость у ответственного лица и передайте в бухгалтерию для учета и хранения.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
Обязательна ли ведомость выдачи подарков?
Единая обязательная форма не установлена, но для целей бухгалтерского и налогового учета выдачу подарков принято документировать. Ведомость подтверждает факт передачи ценностей и помогает обосновать расходы организации.
Облагается ли подарок сотруднику НДФЛ?
Подарки на сумму до 4000 рублей в год на одного сотрудника, как правило, не облагаются НДФЛ. С превышения этого лимита обычно удерживается налог. Ведомость помогает бухгалтерии отследить стоимость подарков по каждому получателю.
Кто подписывает ведомость выдачи подарков?
Обычно ведомость подписывают лицо, выдавшее подарки, получатели — в подтверждение получения, а также руководитель или главный бухгалтер.
Чем ведомость отличается от приказа о выдаче подарков?
Приказ — это основание для выдачи: он определяет повод, список получателей и бюджет. Ведомость фиксирует сам факт передачи подарков и подтверждается подписями получателей.
Можно ли оформлять ведомость на подарки контрагентам?
Да, ведомость может использоваться для учета подарков не только сотрудникам, но и клиентам, партнерам и другим получателям. Порядок оформления организация определяет самостоятельно.
Сколько хранится ведомость выдачи подарков?
Ведомость относится к первичным учетным документам и, как правило, хранится не менее пяти лет. Конкретный срок устанавливается номенклатурой дел организации.
Похожие документы
Препроводительная ведомость к сумке для транспортных средств
Сопроводительный документ, который вкладывается в сумку с денежной выручкой при её перевозке или инкассации. Фиксирует номер сумки, сумму вложения и подписи ответственных лиц, что позволяет сверить содержимое при получении.
Раздаточная ведомость МЗ по форме 23
Раздаточная ведомость по форме 23-МЗ — учетный документ медицинских учреждений для регистрации выдачи готовой пищи из кухни в отделения. В ней фиксируют перечень блюд, количество порций и подписи ответственных лиц.
Ведомость выдачи натуральной оплаты
Ведомость выдачи натуральной оплаты (форма № 415-АПК) фиксирует выдачу продукции сельхозорганизации работникам в счёт оплаты труда. В ней указывают получателей, наименование и количество продукции, её стоимость и подписи ответственных лиц.
Ведомость на выдачу арендной платы за земельные доли
Ведомость на выдачу арендной платы за земельные доли (форма 416-АПК) — учётный документ, которым сельхозорганизация оформляет расчёты с собственниками земельных долей. Подтверждает суммы, начисленные и выданные арендодателям за пользование их долями.
Ведомость учета выдачи и возврата инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Ведомость учета выдачи и возврата инвентаря и хозяйственных принадлежностей (форма 422-АПК) фиксирует передачу служебного инвентаря сотрудникам и его последующий возврат. Используется в организациях агропромышленного комплекса для контроля движения хозяйственного имущества.
Шахматная ведомость
Шахматная ведомость — сводная таблица бухгалтерского учёта, в которой суммы по корреспондирующим счетам заносятся на пересечении строк и столбцов. Она нужна для проверки проводок и сведения оборотов за отчётный период.