Как заполнить журнал учёта путевых листов

Журнал учёта путевых листов помогает контролировать выдачу документов водителям, возврат заполненных листов и движение бланков внутри организации. Разбираем, какие сведения вносить при выдаче и возврате документов, как исправлять ошибки и организовать хранение записей. Для работы можно использовать готовый журнал выдачи путевых листов или более подробный журнал учёта движения путевых листов.

Для чего нужен журнал учёта путевых листов

Журнал фиксирует, когда путевой лист выдали, кому передали, на какой автомобиль его оформили и когда документ вернули. По записям можно сопоставить сведения о водителе, транспортном средстве и периоде работы с данными самого путевого листа.

Документ особенно полезен, если в организации несколько автомобилей, водителей или подразделений. Он позволяет контролировать, чтобы путевые листы не терялись, не выдавались повторно и возвращались ответственному сотруднику после завершения рейса или рабочего дня.

Журнал также подтверждает внутренний порядок документооборота. Он не заменяет сам путевой лист и не содержит всех сведений, необходимых для его оформления, но показывает движение документа между ответственными лицами.

Организация может выбрать форму журнала с учётом своей работы:

• журнал выдачи — если нужно прежде всего фиксировать передачу путевых листов водителям;
• журнал движения — если требуется отражать получение, выдачу, возврат и дальнейшую обработку документов;
• бумажный или электронный формат — при условии, что записи можно идентифицировать, проверить и воспроизвести.

Перед началом работы руководитель или другое уполномоченное лицо закрепляет порядок ведения журнала локальным документом. В нём можно указать ответственного сотрудника, период ведения, способ нумерации записей и порядок передачи возвращённых путевых листов в бухгалтерию или другой отдел.

Какие сведения указывать в журнале

Набор граф зависит от выбранного шаблона и внутреннего порядка организации. В журнале выдачи достаточно зафиксировать основные сведения о документе и его получателе. В журнале движения дополнительно отражают возврат и результат обработки.

Обычно в запись включают:

Если один путевой лист выдают на несколько дней, в журнале указывают установленный для него период действия, а не только дату передачи. Когда документ заменяют новым, в примечании полезно записать причину и номер нового путевого листа.

Не следует переносить в журнал все реквизиты путевого листа без необходимости. Например, данные о показаниях одометра, медицинских осмотрах, техническом состоянии автомобиля и расходе топлива должны находиться в соответствующих документах или разделах путевого листа. В журнале достаточно сделать отметку, позволяющую однозначно связать запись с конкретным документом.

Пошаговый порядок заполнения

Чтобы записи были последовательными, назначьте одного основного ответственного и определите, кто замещает его на время отсутствия. При большом количестве автомобилей можно вести журнал по подразделениям, но правила нумерации и заполнения должны быть одинаковыми.

Порядок работы выглядит так:

• Подготовьте журнал: пронумеруйте страницы, укажите на титульном листе название организации, подразделение, период ведения и данные ответственного лица.
• Определите способ нумерации путевых листов и записей в журнале.
• Перед выдачей проверьте, что путевой лист относится к нужному автомобилю и водителю.
• Внесите номер документа, дату выдачи, сведения о транспортном средстве и получателе.
• Передайте путевой лист водителю или другому уполномоченному сотруднику.
• Получите подпись о выдаче, если журнал ведётся на бумаге.
• После завершения поездки или периода действия примите возвращённый путевой лист.
• Укажите дату возврата и подпись сотрудника, который принял документ.
• Проверьте комплектность и передайте путевой лист на дальнейшую обработку.
• В примечании зафиксируйте замену, аннулирование, утрату или другую нестандартную ситуацию.

Запись делают в хронологическом порядке. Не оставляйте пустые строки между операциями: свободное место может вызвать вопросы о последующем внесении сведений. Если путевой лист выдали, но водитель его не использовал, это также лучше отразить в журнале с пояснением причины.

При возврате проверяйте совпадение номера путевого листа с записью о выдаче. Затем сопоставьте водителя и автомобиль, а при необходимости — период действия документа. Если данные не совпадают, не исправляйте путевой лист и журнал одновременно без пояснений: зафиксируйте расхождение и передайте документы ответственному сотруднику.

При электронном ведении предусмотрите защиту записей от незаметного удаления и изменения. Пользователь должен быть установлен, а дата и содержание внесённых изменений — доступны для проверки. Если организация использует бумажный журнал, записи вносят разборчиво одной ручкой или по единым правилам, утверждённым локальным документом.

Как исправлять ошибки и заверять записи

Ошибку в бумажном журнале не следует стирать, замазывать корректором или полностью переписывать строку. Исправление должно позволять увидеть первоначальную запись и понять, кто, когда и по какой причине внёс изменения.

Обычно порядок исправления включает несколько действий:

1. Одной чертой зачеркните ошибочный текст так, чтобы он оставался читаемым.
2. Рядом или над зачёркнутым текстом внесите правильные сведения.
3. Сделайте пометку «Исправлено» или используйте другой утверждённый способ обозначения исправления.
4. Укажите дату исправления.
5. Поставьте подпись ответственного сотрудника и при необходимости расшифровку.
6. Если ошибка влияет на идентификацию документа, добавьте пояснение в графу «Примечание».

Например, если в номере путевого листа ошибочно указали одну цифру, её зачёркивают одной линией, рядом пишут правильный номер и заверяют исправление. Если неверно заполнена целая строка, не удаляйте её из журнала: внесите корректирующую запись или отметьте, что документ аннулирован, с указанием причины.

Исправления в электронном журнале оформляют средствами программы. В системе должна сохраняться история изменений либо иной способ подтвердить первоначальное значение и данные сотрудника, который внес корректировку. Порядок таких исправлений закрепляют в локальном документе.

На титульном листе бумажного журнала указывают наименование организации, название журнала, период ведения и ответственное лицо. Если страницы нумеруют и прошивают, на обороте последней страницы можно указать количество листов и заверить его подписью уполномоченного лица — если такой порядок принят в организации.

Срок хранения и ответственность за ведение журнала

Срок хранения журнала определяют с учётом назначения документа, связанного с ним документооборота и действующих правил хранения документов. Его закрепляют в номенклатуре дел или другом документе организации, не устанавливая срок произвольно для отдельных журналов.

Хранить журнал нужно так, чтобы исключить утрату, повреждение и доступ посторонних лиц. Для бумажных экземпляров назначают место хранения и ответственного сотрудника, а электронные данные защищают резервным копированием и ограничением доступа. После завершения периода ведения журнал не уничтожают сразу: сначала проверяют установленный срок хранения и порядок отбора документов.

За ведение журнала отвечает сотрудник, назначенный приказом или локальным актом. Его обязанности могут включать выдачу путевых листов, контроль возврата, проверку полноты записей и передачу документов в бухгалтерию, архив или другой ответственный отдел.

Передача обязанностей другому сотруднику должна быть оформлена документально. При этом проверяют последнюю запись, наличие всех выданных путевых листов и соответствие журнала фактическому движению документов.

Периодически проводите внутреннюю проверку:

• все ли выданные путевые листы имеют запись о возврате;
• нет ли пропущенных номеров или дат;
• совпадают ли сведения о водителях и автомобилях;
• оформлены ли исправления;
• не осталось ли пустых строк без пояснений;
• переданы ли закрытые документы на дальнейшее хранение.

Для удобной работы можно скачать журнал учёта движения путевых листов и адаптировать его графы под количество автомобилей, подразделения и выбранный порядок документооборота.