Журнал выдачи путевых листов
Журнал для регистрации выдачи путевых листов водителям и их возврата после рейса. Нужен автотранспортным предприятиям и организациям с собственным автопарком для контроля документооборота.
Образец заполнения
Открыть в новой вкладкеО документе
Зачем нужен и когда применяют
Журнал выдачи путевых листов — внутренний учетный документ, в котором фиксируется передача путевых листов водителям и их возврат. Записи позволяют в любой момент установить, какой лист, кому и когда был выдан, и подтвердить это подписями сторон.
Единая обязательная форма такого журнала не утверждена, поэтому организация, как правило, разрабатывает ее самостоятельно. Ведет журнал обычно диспетчер или другое ответственное лицо, назначенное руководителем.
Учет можно вести на бумаге или в электронном виде (например, в Excel). Бумажный журнал обычно нумеруют, прошивают и заверяют подписью ответственного лица, электронный — хранят с резервными копиями. Выбранный формат закрепляют во внутренних документах организации.
Аккуратное ведение журнала упрощает контроль автопарка, помогает при проверках и спорах, а также снижает риск потери путевых листов и ошибок в учете.
Что указать
9 пунктов для бланка
- 01Наименование организации и структурного подразделения
- 02ФИО, должность и подпись ответственного лица (диспетчера)
- 03Период ведения журнала (даты начала и окончания)
- 04Дата выдачи путевого листа
- 05Номер путевого листа
- 06ФИО и табельный номер водителя
- 07Марка и государственный (гаражный) номер транспортного средства
- 08Подпись водителя при получении путевого листа
- 09Дата возврата путевого листа и подпись принявшего лица
Как заполнить
Пошагово от бланка до подачи
- 1Заполните титульный лист: название организации, ФИО и должность ответственного лица, период ведения журнала.
- 2Пронумеруйте листы и при необходимости прошейте журнал, заверив прошивку подписью ответственного лица.
- 3При выдаче путевого листа внесите запись: дату, номер листа, ФИО водителя и данные транспортного средства.
- 4Получите подпись водителя, подтверждающую получение путевого листа.
- 5После рейса зафиксируйте возврат: дату и подпись лица, принявшего путевой лист.
- 6Ведите записи последовательно, без пропусков; ошибки исправляйте аккуратно, заверяя исправление подписью.
- 7Храните журнал в месте, доступном ответственному лицу, и предъявляйте по требованию при проверках.
- 8По окончании периода закройте журнал: укажите дату окончания и передайте его на хранение.
Частые вопросы
Короткие ответы перед заполнением
Кто должен вести журнал выдачи путевых листов?
Как правило, диспетчер или иное ответственное лицо, назначенное руководителем организации.
Есть ли обязательная форма журнала?
Утвержденной единой формы нет — организация разрабатывает ее самостоятельно. Можно скачать готовый бланк и при необходимости добавить свои графы.
Чем журнал выдачи отличается от журнала учета движения путевых листов?
Журнал выдачи фиксирует факт передачи листов водителям и их возврат. Журнал учета движения обычно охватывает более широкий круг сведений о путевых листах.
Можно ли вести журнал в электронном виде?
Да, например в Excel или учетной системе. Важно обеспечить сохранность записей и возможность их распечатки или предъявления при проверке.
Нужно ли прошивать журнал?
Это не обязательно, но на практике листы нумеруют, прошивают и заверяют подписью ответственного лица — так сложнее внести несанкционированные изменения.
Сколько хранить журнал?
Срок хранения определяется внутренними документами организации с учетом правил архивного хранения; уточните его в положении о документообороте компании.
Похожие документы
Журнал учёта движения путевых листов
Журнал учёта движения путевых листов предназначен для фиксирования всех операций с путевыми листами в процессе их оформления, передачи и сдачи. Документ помогает контролировать соблюдение требований к учёту транспортных расходов и обеспечивает прозрачность движения грузов.
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве
Обязательный учётный журнал работодателя: фиксирует каждый несчастный случай на производстве, его обстоятельства и принятые меры. Нужен организациям и ИП с наёмными работниками.
Журнал антикоррозионной защиты сварных соединений
Журнал антикоррозионной защиты сварных соединений предназначен для систематического учета мероприятий по предотвращению коррозии сварных швов. В нём фиксируются параметры обработки, используемые материалы и результаты контроля.
Журнал входного контроля материалов для строительных работ
Журнал входного контроля материалов предназначен для фиксации результатов проверки поступающих материалов на соответствие требованиям качества и техническим условиям в строительных проектах. Этот документ упрощает учет и позволяет быстро выявлять несоответствия.
Журнал выдачи ключей от помещений для организаций и предприятий
Журнал выдачи ключей от помещений предназначен для учета передачи и возврата ключей в организациях и на предприятиях, обеспечивая контроль доступа к помещениям и упрощая внутренний документооборот.
Журнал инструктажа по технике безопасности для организаций
Журнал инструктажа по технике безопасности — обязательный документ, фиксирующий проведение обучающих мероприятий по охране труда. Он помогает систематизировать сведения о проведенных инструктажах и подтверждает соблюдение требований законодательства.