Как оформить акт об установленном расхождении по форме ТОРГ-2

# Как оформить акт об установленном расхождении по форме ТОРГ-2

Акт ТОРГ-2 оформляют при выявлении расхождений по количеству, качеству или ассортименту товара при приемке. Документ фиксирует фактические данные и служит основанием для предъявления претензий поставщику, корректировки учета, возврата или дальнейшего решения о судьбе продукции.

Форму составляют по результатам приемки товара, если сведения в накладной, универсальном передаточном документе, упаковочных листах или договоре не совпадают с фактическим состоянием поставки. До оформления акта товар желательно изолировать от основной партии и сохранить упаковку, пломбы, маркировку и другие доказательства состояния груза.

Когда применяют форму ТОРГ-2

ТОРГ-2 используют для документального оформления расхождений при приемке товарно-материальных ценностей. Причиной составления могут быть недостача, излишек, пересортица, повреждение упаковки или товара, несоответствие качества, комплектации, маркировки и других характеристик.

Форма подходит, когда необходимо сопоставить данные поставщика с результатами фактической проверки. Например, в документах указано 100 единиц товара, а при пересчете обнаружено 96; вместо одной модели поставлена другая; часть продукции имеет следы повреждения или не соответствует условиям договора.

К основным ситуациям применения относятся:

• расхождение по количеству мест, единиц, массе или объему;
• несоответствие ассортимента, артикула, модели, сорта или размера;
• поставка товара ненадлежащего качества;
• повреждение продукции или упаковки при перевозке;
• отсутствие части товара в таре;
• выявление товара, не указанного в сопроводительных документах;
• нарушение условий упаковки, маркировки или комплектности.

ТОРГ-2 не заменяет первичный документ на обычную приемку всей партии. Если товар принят без расхождений, применяют документ, подтверждающий приемку, например акт о приемке товаров ТОРГ-1. Если товар поступил без счета поставщика, для соответствующей ситуации используют акт о приемке товара ТОРГ-4.

Организация может применять утвержденную форму ТОРГ-2 либо разработать собственный документ с необходимыми реквизитами. При использовании готового бланка нельзя оставлять без пояснений существенные расхождения: прочерки, пустые графы и неясные исправления затрудняют защиту позиции перед поставщиком.

Кто участвует в приемке и оформлении акта

Приемку проводят работники покупателя, которым поручена проверка товара. Обычно это материально ответственное лицо, представитель подразделения, сотрудник склада или специалист, обладающий знаниями о характеристиках продукции.

К работе комиссии могут привлекаться:

• представитель покупателя или получателя товара;
• материально ответственное лицо;
• специалист по качеству, технолог или товаровед;
• представитель перевозчика, если признаки повреждения могли возникнуть при транспортировке;
• представитель поставщика;
• независимый эксперт, если для оценки качества нужны специальные знания.

Состав комиссии определяет организация с учетом условий договора и характера расхождения. Если поставщик не направил представителя, это отражают в акте: указывают, каким способом и когда его уведомили, явился ли он на приемку и по какой причине документ составлен без него, если такая причина известна.

Перед началом проверки комиссия сверяет реквизиты поставки и состояние груза. Участники осматривают тару, пломбы, маркировку, количество мест, сопроводительные документы и условия хранения. При наличии повреждений полезно сделать фотографии, сохранить упаковку и приложить материалы к комплекту документов.

Перед оформлением ТОРГ-2 проверьте:

• наличие договора и заказа на поставку;
• накладную, УПД, счет, упаковочный лист или иной сопроводительный документ;
• дату и место приемки;
• сведения о перевозчике и транспортном документе;
• полномочия и данные участников комиссии;
• фактическое состояние товара и упаковки;
• результаты пересчета, взвешивания или измерения;
• уведомление поставщика о выявленном расхождении.

Если товар относится к продукции, для которой действуют специальные правила контроля качества, комиссия использует предусмотренные договором или техническими документами методы проверки. Нельзя без пояснений указывать «некачественный товар»: лучше описать конкретный дефект, например нарушение герметичности, скол, отсутствие детали, несоответствие маркировки или истекший срок годности.

Как заполнить основные разделы ТОРГ-2

В верхней части формы указывают наименование и реквизиты организации-покупателя, структурное подразделение, номер и дату акта. Если в бланке предусмотрены сведения об отправителе и поставщике, их заполняют по договору и сопроводительным документам, без сокращений, способных вызвать неоднозначность.

Отдельно отражают основание для приемки: реквизиты договора, заказа, накладной, УПД, транспортной накладной или другого документа. Нужно указать, от кого поступил товар, кто его отправил, каким транспортом доставили груз, а также сведения о таре, упаковке и пломбах, если они имеют значение.

Основная таблица должна позволять сопоставить документальные и фактические сведения. Обычно в ней отражают наименование товара, номенклатурный номер, единицу измерения, количество по документам, фактически принятое количество и размер расхождения.

В разделе о приемке указывают, когда и где фактически проверяли товар, каким способом определяли количество и качество, в какой таре он поступил. Если проверяли только часть партии, нужно обозначить объем выборки и причину, по которой вывод распространяется или не распространяется на остальной товар.

В заключительной части фиксируют результат работы комиссии и предложения по дальнейшим действиям. Это может быть приемка части товара, возврат поврежденной продукции, замена, доукомплектование, уценка или направление претензии поставщику — конкретный вариант зависит от договора и согласованного решения сторон.

Исправления в бумажном документе оформляют так, чтобы можно было прочитать первоначальную запись. Исправление заверяют подписями лиц, которые его внесли, с указанием даты, если такой порядок предусмотрен внутренними правилами документооборота. В электронном документе используют предусмотренный системой порядок корректировки и подписания.

Как зафиксировать расхождения по количеству и качеству

Недостачу показывают по каждой позиции отдельно, а не общей суммой по поставке. Например, если не хватает товара разных артикулов, для каждого артикула указывают количество по документам, фактическое количество и разницу.

Излишек также отражают отдельной строкой. Если обнаружен другой товар вместо заказанного, это не просто недостача: необходимо описать пересортицу, указать фактически полученную позицию и сопоставить ее с позицией, указанной в документах.

При расхождении по массе важно обозначить, что именно измеряли: вес брутто, нетто или массу без упаковки. Если применяли весы или другое измерительное оборудование, можно указать его идентификационные данные и результат проверки, особенно когда показатель влияет на стоимость или возможность предъявления требований перевозчику.

Качественные дефекты описывают предметно:

• наименование и количество дефектного товара;
• внешний вид и характер повреждения;
• место обнаружения дефекта;
• состояние упаковки, пломбы и маркировки;
• возможность использования товара;
• результаты осмотра, испытания или экспертизы;
• наличие фотографий, заключений и других приложений.

Если недостаток нельзя установить обычным визуальным осмотром, в акте указывают, что требуется дополнительная проверка. Не следует утверждать причину повреждения без достаточных оснований: вместо фразы «испорчен по вине перевозчика» корректнее написать «выявлены следы повреждения упаковки; причина устанавливается».

К акту прикладывают документы, подтверждающие изложенные сведения: копии накладных, упаковочных листов, транспортных документов, фотографии, заключения экспертов, объяснения работников и уведомления поставщику. В самом ТОРГ-2 перечисляют приложения и указывают количество листов каждого документа.

Что делать с подписанным актом

После завершения приемки акт подписывают члены комиссии и другие участники, чьи подписи предусмотрены формой. Представитель поставщика или перевозчика может указать замечания к содержанию акта; их следует включить в документ либо приложить отдельным письменным объяснением.

Подписанный экземпляр передают ответственному подразделению покупателя, а копию направляют поставщику и, при необходимости, перевозчику. Способ передачи должен позволять подтвердить, когда и кому направлен документ: это может быть электронный документооборот, почтовое отправление, курьерская доставка или иной согласованный канал.

Дальнейшие действия зависят от результата приемки:

1. подготовить претензию с указанием требований и приложить ТОРГ-2;
2. согласовать возврат, замену, допоставку или доукомплектование;
3. принять пригодную часть партии и отдельно учесть спорную продукцию;
4. оформить корректирующие документы по согласованному решению;
5. передать материалы в бухгалтерию и ответственным за претензионную работу;
6. обеспечить раздельное хранение товара до окончательного решения.

Если поврежденный или непригодный товар впоследствии списывают, для этого оформляют отдельный документ, например акт о списании товаров ТОРГ-16. Когда расхождение обнаружено не при приемке, а во время инвентаризации, используют документы по результатам инвентаризационной проверки, например акт о недостаче товара при инвентаризации.

Перед передачей акта в архив проверьте комплектность: есть ли подписи, расшифровки подписей, дата, реквизиты поставки, подробная таблица расхождений и приложения. Документ должен быть связан с договором, первичными документами и перепиской по спорной поставке, чтобы вся история приемки подтверждалась единым комплектом.