Внутренняя опись документов личного дела

Внутренняя опись документов личного дела — это перечень всех материалов, подшитых в личном деле сотрудника: приказов, договоров, заявлений, справок, копий дипломов и других бумаг. Опись заводится одновременно с делом и размещается в его начале, а каждая запись отражает индекс, дату, заголовок и количество листов поступившего документа.

Личные дела в организациях, как правило, ведут кадровые службы. Трудовое законодательство не обязывает оформлять личные дела на всех работников, поэтому обычно их заводят на руководителей и ключевых специалистов, а для государственных служащих ведение личного дела обязательно. Опись помогает контролировать комплектность дела: по ней сразу видно, какие документы должны быть в деле, какие изъяты или заменены.

Для описи обычно используется форма, рекомендованная правилами архивного хранения документов. В таблице указывают порядковый номер, индекс, дату, заголовок и аннотацию документа, количество листов, а в примечании — отметки об изменениях. В конце описи составляется итоговая запись о количестве документов и листов, которую заверяет своей подписью ответственный сотрудник.

Грамотно составленная опись упрощает работу кадровой службы: ускоряет поиск нужных бумаг, снижает риск утери или подмены документов и позволяет быстро проверить дело при смене ответственного сотрудника или передаче в архив.