Приказ о приёме на работу по форме Т-1

Приказ о приёме на работу по форме Т‑1 подтверждает решение работодателя оформить трудовые отношения с конкретным сотрудником. Разбираем, когда составляют документ, какие сведения в него вносят, как заполнить форму и когда ознакомить с приказом нового работника.

Когда оформляют приказ о приёме на работу

Приказ составляют после заключения трудового договора и до начала работы сотрудника либо в день, когда он приступает к исполнению обязанностей. Основанием для документа служит подписанный трудовой договор: сведения в приказе должны совпадать с его условиями.

Форму Т‑1 используют при приёме одного работника. Если одновременно оформляют нескольких сотрудников, применяют форму Т‑1а либо составляют отдельные приказы на каждого человека. Для кадрового учёта организация может использовать унифицированный бланк или собственную форму, если она содержит необходимые реквизиты и утверждена в установленном у работодателя порядке.

Приказ нужен не только для внутреннего документооборота. На его основании кадровая служба вносит сведения в документы работника, бухгалтерия организует расчёт заработной платы, а руководитель подразделения получает подтверждение даты выхода и условий работы.

Перед подготовкой документа проверьте:

• трудовой договор подписан сторонами;
• должность и подразделение указаны одинаково во всех документах;
• определены дата начала работы и характер договора;
• согласованы условия оплаты труда;
• известно, устанавливается ли испытание;
• у работодателя есть реквизиты для регистрации приказа.

Если работник фактически допущен к работе, а приказ ещё не подготовлен, документ всё равно оформляют на основании трудовых отношений и подписанного договора. Дату приказа не следует подменять датой начала работы: это разные реквизиты.

Какие сведения указать в форме Т‑1

В верхней части приказа указывают наименование организации, код формы при его использовании, дату составления и номер документа. Номер присваивают по принятой у работодателя системе регистрации приказов, например с учётом отдельной нумерации кадровых документов.

Основной блок формы содержит данные работника и условия его приёма. Обычно в нём отражают следующие сведения:

Наименование должности переписывают без произвольных сокращений и замены формулировок. Если работа связана с льготами, ограничениями или особыми требованиями к квалификации, название должности должно соответствовать применяемым у работодателя документам.

Условия оплаты в приказе приводят в том виде, который позволяет сопоставить их с трудовым договором. Недостаточно написать только общий размер заработка, если договор отдельно предусматривает оклад, компенсационные или стимулирующие выплаты. При этом приказ не должен устанавливать условия, которых нет в договоре.

Срок трудового договора указывают только при наличии соответствующего условия. Для срочного договора важно проверить, чтобы дата окончания или обстоятельство, с которым связано прекращение договора, не расходились с текстом соглашения.

Испытание отражают только тогда, когда оно согласовано при приёме и включено в трудовой договор. Если испытательный срок не установлен, соответствующее поле не заполняют или делают отметку, предусмотренную бланком.

Как заполнить приказ по шагам

Начните с реквизитов работодателя. Укажите официальное наименование, дату и номер приказа, затем внесите персональные данные работника так, как они указаны в представленных документах и трудовом договоре.

Далее заполните сведения о приёме:

1. Запишите подразделение, если оно указано в трудовом договоре или штатной структуре.
2. Внесите точное наименование должности, профессии или специальности.
3. Укажите дату, с которой сотрудник должен приступить к работе.
4. Отметьте, является ли работа основной или выполняется по совместительству.
5. Укажите срок договора, если он ограничен.
6. Перенесите условия оплаты труда без изменения смысла.
7. Отразите испытание, если оно установлено.
8. Запишите реквизиты трудового договора как основание для издания приказа.

После заполнения сопоставьте приказ с несколькими источниками. Для проверки используйте трудовой договор, штатное расписание, заявление работника — если его оформляют в организации, — и сведения о согласованном графике.

Особое внимание уделите датам. Дата приказа может предшествовать дате начала работы, но сама дата выхода должна совпадать с трудовым договором. Если сотрудник принимается на условиях неполного рабочего времени, это должно быть отражено в договоре и корректно перенесено в кадровые документы.

Когда приказ готовит кадровый специалист, руководитель проверяет не только оформление, но и содержание. Подписывать документ следует после того, как устранены расхождения в должности, подразделении, размере выплат и сроке договора.

Для внутренней проверки удобно использовать короткий чеклист:

• номер и дата приказа присвоены;
• ФИО работника указаны без ошибок;
• должность совпадает со штатным расписанием и договором;
• дата начала работы совпадает с договором;
• вид занятости отражён корректно;
• размер выплат не противоречит договору;
• условие об испытании указано или обоснованно отсутствует;
• основанием указан трудовой договор;
• документ передан на подпись уполномоченному лицу.

В приказе не нужно подробно дублировать все положения трудового договора, правила внутреннего трудового распорядка или должностную инструкцию. Его задача — зафиксировать факт приёма и основные согласованные условия.

Порядок подписания и ознакомления работника

Приказ подписывает руководитель организации или другое лицо, которому предоставлены соответствующие полномочия. Подпись работника в документе подтверждает, что он ознакомлен с приказом, а не заменяет подписи сторон под трудовым договором.

С приказом знакомят работника под подпись. Работник ставит подпись и дату ознакомления в предусмотренной строке формы либо на отдельном листе, если организация использует такой порядок. Электронное ознакомление возможно при применении работодателем соответствующей системы и соблюдении установленного порядка электронного кадрового документооборота.

Ознакомление проводят в установленный трудовым законодательством срок после издания приказа. На практике лучше передать документ сотруднику до начала работы или в первый рабочий день, чтобы у него была возможность проверить должность, дату выхода и условия оплаты.

Если работник обнаружил ошибку, не следует исправлять уже подписанный приказ без соблюдения принятого порядка. Обычно документ отменяют или оформляют новый приказ с корректными сведениями, а кадровые записи приводят в соответствие. Конкретный способ зависит от характера ошибки и внутреннего документооборота.

Отказ работника от ознакомления фиксируют актом или другой предусмотренной процедурой. В такой ситуации важно зафиксировать факт предложения ознакомиться с приказом, дату, присутствующих лиц и сам отказ; подпись сотрудника в приказе при этом не проставляют вместо него.

После подписания приказ хранят в кадровом деле или в другом месте, установленном номенклатурой дел. Копию могут передать работнику по его просьбе или использовать для внутренних кадровых и расчётных процедур.

При изменении условий работы после приёма оформляют отдельные документы. Например, перевод на другую работу фиксируют отдельным приказом, а не исправлением первоначального приказа о приёме; для этого можно использовать приказ о переводе работника на другую работу.

Типичные ошибки при оформлении приказа

Одна из частых ошибок — оформление приказа до согласования окончательных условий трудового договора. В результате в документе появляется должность, дата начала работы или размер выплат, которые не совпадают с подписанным соглашением.

К распространённым недочётам относятся:

• указание неверной даты начала работы;
• пропуск номера или даты трудового договора;
• использование сокращённого или неточного названия должности;
• отсутствие отметки о подразделении, когда оно предусмотрено договором;
• включение испытания, о котором стороны не договаривались;
• несоответствие оклада и надбавок условиям трудового договора;
• смешение основной работы и совместительства;
• подписание приказа лицом без подтверждённых полномочий;
• отсутствие подписи работника об ознакомлении;
• исправления без фиксации причины и способа корректировки.

Отдельная проблема — попытка одним приказом оформить сразу несколько разных кадровых событий. Приём на работу, перевод, изменение графика и установление дополнительных обязанностей имеют разные основания и могут требовать отдельных документов.

Не стоит автоматически переносить в приказ сведения из старого шаблона. Перед каждым оформлением проверяйте актуальность бланка, реквизиты работодателя и содержание трудового договора. Если организация использует собственную форму, в ней должны сохраняться данные, позволяющие однозначно определить работника, работодателя, дату приёма, должность и основание оформления.

После приёма сотрудника кадровая служба продолжает оформление связанных документов: знакомит его с локальными актами, организует допуск к работе и передаёт необходимые сведения ответственным подразделениям. Если впоследствии работник увольняется, это оформляют отдельным документом, например приказом об увольнении по форме Т‑8, а не изменением приказа о приёме.