Как заполнить товарную накладную ТОРГ-12

Разбираем, как правильно заполнить товарную накладную ТОРГ-12 при отгрузке товаров: какие реквизиты указать, что внести в товарную таблицу, где поставить подписи и как исправить ошибки. Форма подтверждает передачу товаров от продавца покупателю и помогает сопоставить отгрузку с договором, счетом и данными бухгалтерского учета.

Когда используют товарную накладную ТОРГ-12

ТОРГ-12 применяют для документального оформления передачи товарно-материальных ценностей от одной организации или предпринимателя другой стороне. Ее составляют при продаже товаров, отпуске со склада, передаче покупателю или иной операции, при которой меняется лицо, ответственное за товар.

Форма может использоваться как привычный унифицированный бланк либо как основа для собственного первичного документа. В обоих случаях документ должен содержать сведения, позволяющие определить продавца и покупателя, дату и содержание операции, наименование и количество товаров, их стоимость, а также ответственных лиц.

ТОРГ-12 оформляют, если нужно подтвердить именно передачу товара. Для других операций подходят иные документы:

• для внутреннего перемещения между подразделениями — накладная ТОРГ‑13 на внутреннее перемещение;
• для отпуска материалов сторонней организации — накладная на отпуск материалов на сторону по форме М‑15;
• для перевозки груза автомобильным транспортом — товарно-транспортная накладная по форме 1-Т.

Накладная ТОРГ-12 не заменяет документы, которые подтверждают перевозку, если они требуются в конкретной ситуации. Например, при доставке товара перевозчиком могут понадобиться транспортные документы, а для расчетов по НДС — отдельный счет-фактура или универсальный передаточный документ.

Какие сведения указать в шапке документа

Сначала заполните верхнюю часть накладной. Номер и дату документа указывают в соответствии с внутренней нумерацией организации. Дата должна соответствовать моменту оформления операции или установленному порядку документооборота, а номер — не дублировать другие документы за тот же период.

В шапке обычно отражают сведения об участниках сделки:

• полное наименование и адрес организации, которая отпускает товар;
• наименование и адрес получателя;
• данные поставщика, если он отличается от отправителя;
• данные плательщика, если товар оплачивает другое лицо;
• банковские или иные идентификационные сведения, предусмотренные бланком;
• основания операции: договор, заказ, счет или другой связанный документ;
• сведения о транспортной накладной или перевозчике, если они используются при доставке.

Наименования сторон должны совпадать с договором и учетными данными. Если у продавца, покупателя, плательщика и получателя разные роли, не объединяйте их в одну строку: каждая сторона должна быть указана в соответствующем поле.

Заполните также сведения об организации, которая отпускает товар, и о подразделении или складе. Если складов несколько, лучше указать конкретное место отгрузки, чтобы накладную можно было связать с остатками и внутренними документами.

Перед внесением позиций проверьте:

• номер и дату договора;
• номер заказа или счета;
• реквизиты продавца и покупателя;
• адрес и наименование склада;
• данные плательщика и грузополучателя;
• наличие приложений, сертификатов или других документов, если они передаются вместе с товаром.

Если отдельное поле не относится к операции, его не следует заполнять случайными сведениями. Пустые графы можно оставить незаполненными по правилам, принятым в организации, либо поставить прочерк, если это предусмотрено формой и учетной политикой.

Как заполнить таблицу с товарами

Табличная часть должна показывать, какой именно товар передан, в каком количестве и по какой цене. Каждую самостоятельную позицию вносят отдельной строкой. Если у товаров различаются артикулы, единицы измерения, ставки налога или цены, объединять их в одну строку не следует.

В строках и графах ТОРГ-12 обычно указывают:

1. порядковый номер позиции;
2. наименование товара;
3. артикул или другой идентификатор;
4. код товара, если он используется в учете;
5. единицу измерения;
6. количество;
7. цену за единицу;
8. стоимость без налога;
9. ставку и сумму налога, если показатель применяется;
10. итоговую стоимость с учетом налога.

Наименование должно быть достаточно подробным для идентификации товара. Для продукции с важными характеристиками можно дополнительно указать модель, размер, цвет, сорт, марку, упаковку или иной отличительный признак. Если товар маркируется или учитывается по серийным номерам, соответствующие сведения вносят в накладную либо в приложение к ней.

Единицы измерения записывают единообразно: штуки, килограммы, литры, метры, упаковки и другие единицы должны соответствовать данным складского и бухгалтерского учета. Нельзя указывать количество в штуках, а цену рассчитывать как за упаковку, если это не отражено в описании позиции.

Пример структуры товарной части:

После внесения всех строк подведите итоги: количество мест, общий вес при необходимости, общее количество позиций и сумму по накладной. Итоговые значения должны совпадать с данными счета, заказа и складской отгрузки. Если товар отпускают в коробках, палетах или другой таре, число мест также следует проверить перед передачей документа перевозчику или покупателю.

Цена и сумма указываются в согласованном формате. Не смешивайте в одном документе разные правила округления: из-за этого итог по строкам может не совпасть с общей суммой. Если скидка, наценка или доставка влияют на стоимость товара, порядок их отражения должен соответствовать договору и принятой системе учета.

Подписи ответственных лиц и передача накладной

Подписи подтверждают, что товар отпущен и принят уполномоченными представителями сторон. Со стороны продавца документ подписывает сотрудник, отвечающий за отпуск товара, а также лицо, ответственное за оформление операции, если такое распределение обязанностей установлено в организации.

Со стороны покупателя накладную подписывает получатель или представитель, которому поручено принять товар. Полномочия представителя подтверждают доверенностью, приказом, договором или другим документом, применяемым в организации. Если товар принимает руководитель или индивидуальный предприниматель лично, это также должно быть понятно из подписи и расшифровки.

В документе указывают:

• должность подписанта;
• собственноручную или электронную подпись;
• фамилию и инициалы либо полное имя;
• дату подписания, если она предусмотрена формой или внутренним порядком;
• сведения о доверенности или ином основании полномочий, когда это необходимо.

До передачи товара проверьте, что подписант со стороны покупателя имеет право принимать поставку. Подпись неизвестного сотрудника без подтвержденных полномочий может затруднить доказывание факта передачи товара.

Количество экземпляров зависит от договоренности сторон и принятого документооборота. Один экземпляр остается у продавца, другой передается покупателю; при участии перевозчика могут формироваться дополнительные экземпляры или копии. Если вместе с товаром передают паспорта, сертификаты, инструкции или упаковочные листы, их перечисляют в накладной или приложении.

Исправления и электронное оформление ТОРГ-12

Ошибку в бумажной накладной нельзя исправлять так, чтобы первоначальная запись стала нечитаемой. Обычно неверные сведения аккуратно зачеркивают, рядом указывают правильный вариант, отмечают дату исправления и заверяют корректировку подписями лиц, ответственных за оформление документа. Порядок может зависеть от того, подписана ли накладная сторонами и передана ли она в бухгалтерский учет.

Если ошибка касается количества, цены, суммы или состава товара, сначала определите, соответствует ли документ фактической отгрузке. Когда товар уже передан и исправление меняет содержание операции, безопаснее оформить корректирующий или новый документ по согласованной процедуре, а не менять один экземпляр отдельно у продавца и покупателя.

При исправлении проверьте:

• одинаково ли исправлены экземпляры у обеих сторон;
• понятно ли, какое значение было первоначальным;
• указана ли дата корректировки;
• есть ли подписи ответственных лиц;
• совпадают ли исправленные итоги с учетными данными;
• уведомлен ли контрагент об изменении документа.

Электронную ТОРГ-12 оформляют через систему электронного документооборота, если стороны используют такой способ обмена. Документ подписывают усиленной электронной подписью уполномоченные представители, а оператор или информационная система фиксирует отправку, получение и подписания.

При электронном обмене не нужно распечатывать накладную только для того, чтобы поставить рукописную подпись, если стороны работают в согласованном электронном формате. Исправления в таком документе оформляют предусмотренным системой способом: через аннулирование, корректирующий документ или повторное подписание — в зависимости от выбранного формата и правил документооборота.

Для удобной работы можно использовать готовый бланк товарной накладной ТОРГ‑12. Если организация применяет собственную расходную форму, сравните ее реквизиты с требованиями к первичному документу: расходная накладная — форма, правила заполнения и пример поможет сопоставить варианты оформления.

Краткий чек-лист перед подписанием

• Указаны номер и дата накладной.
• Реквизиты продавца, покупателя, плательщика и получателя совпадают с договором.
• Заполнено основание отгрузки.
• Каждая товарная позиция отражена отдельной строкой.
• Проверены единицы измерения, количество, цена и суммы.
• Итог по таблице совпадает с фактической отгрузкой.
• Указаны ответственные лица и расшифровки подписей.
• Полномочия представителя покупателя подтверждены.
• Исправления, если они есть, заверены надлежащим образом.
• Экземпляры или электронные документы переданы обеим сторонам.