Как заполнить табель учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13

Табель учёта рабочего времени фиксирует, когда сотрудники работали, отсутствовали, находились в отпуске или были временно нетрудоспособны. Разбираем, как заполнить табель по формам Т-12 и Т-13: какие сведения внести, какие условные обозначения использовать и как исправить ошибку после закрытия документа.

Для чего нужен табель учёта рабочего времени

Табель показывает фактически отработанное время каждого сотрудника за выбранный период. На его основании рассчитывают зарплату, оплату сверхурочной работы, ночных часов, работы в выходные и праздничные дни, а также выплаты за периоды отсутствия.

Документ помогает контролировать соблюдение графика и подтверждать данные для кадрового и бухгалтерского учёта. Табель может быть бумажным или электронным, если выбранный способ позволяет сохранить сведения, идентифицировать ответственных лиц и зафиксировать внесённые изменения.

Организация вправе применять унифицированные формы Т-12 и Т-13 либо разработать собственный бланк на их основе. При использовании своей формы в ней сохраняют необходимые реквизиты: данные работодателя и подразделения, сведения о сотрудниках, даты, часы, условные обозначения, итоги и подписи ответственных лиц.

За ведение табеля назначают ответственного сотрудника. Это может быть специалист по кадрам, руководитель подразделения или другой работник, если его обязанности закреплены внутренним документом. Для оформления используйте приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени.

Отличия форм Т-12 и Т-13

Форма Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта оплаты труда. В ней есть раздел для отражения явок и неявок, а также раздел с данными, которые могут использоваться при начислении выплат.

Форма Т-13 применяется преимущественно для учёта рабочего времени. Расчёт зарплаты в ней не выполняют: сведения из табеля передают в бухгалтерскую программу или используют вместе с другими расчётными документами.

Выбор формы зависит от организации учёта. Если зарплату рассчитывают в отдельной программе, удобнее использовать Т-13. Если табель одновременно служит основой для ручного или документарного расчёта, можно выбрать Т-12.

Внутренним приказом можно утвердить применяемую форму и порядок её заполнения. Для этого пригодится приказ об утверждении типовой формы табеля учёта рабочего времени.

Как заполнить табель по шагам

Работу начинают с подготовки исходных данных. Проверьте штатный список, приказы о приёме и увольнении, переводы, отпуска, больничные, командировки, заявления и графики работы сотрудников.

Порядок заполнения можно представить как последовательный чеклист:

• Укажите полное наименование организации или обособленного подразделения.
• Внесите код формы, если он используется в принятом бланке.
• Присвойте табелю номер и укажите дату составления.
• Определите отчётный период: месяц и год.
• Заполните название подразделения, для которого составлен документ.
• Внесите табельный номер, фамилию, имя, отчество и должность каждого сотрудника.
• Проверьте количество календарных дней и рабочих дней в периоде.
• Отразите явки, неявки и количество часов по каждой дате.
• Подведите итоги за первую и вторую половину месяца, если это предусмотрено формой.
• Рассчитайте итоговое количество отработанных дней и часов.
• Передайте сведения на проверку и подпишите документ у ответственных лиц.

В строке сотрудника на каждый календарный день обычно указывают буквенный код события и количество часов. Например, при обычной явке можно поставить «Я» и рядом указать фактически отработанное время. При сменном графике количество часов отражают согласно утверждённому графику и фактическим данным.

Если в один день у сотрудника было несколько оснований для учёта, используют способ, установленный локальными правилами и возможностями формы. Это может быть отдельная строка, дополнительный код или иной порядок, позволяющий не потерять сведения о каждом событии.

Отработанное время считают по каждому виду явок, а затем формируют общий итог. Отдельно проверяют ночные, сверхурочные часы, работу в выходные и праздничные дни, если такие показатели нужны для расчёта выплат.

При заполнении на основании пропускной системы не следует переносить данные автоматически без проверки. Система может показать вход и выход, но не объясняет причину отсутствия, наличие отпуска, командировки или иной кадровой ситуации.

Условные обозначения явок и неявок

Коды выбирают из перечня, принятого в организации, и используют одинаково во всех подразделениях. Буквенное обозначение помогает быстро определить причину присутствия или отсутствия, а цифровое значение показывает количество часов.

Примеры распространённых обозначений:

Цифровые коды приведены как ориентир для распространённой системы обозначений. Перед заполнением проверьте принятую в организации редакцию формы и локальный перечень кодов: работодатель может вводить дополнительные обозначения для отдельных ситуаций.

Если сотрудник отсутствует по болезни, код временной нетрудоспособности используют после получения подтверждающих сведений. Пока причина не подтверждена, применяют обозначение невыясненной неявки, а после установления причины корректируют табель.

Отпуск отражают на основании приказа или другого кадрового документа. Дни командировки отмечают по документам, подтверждающим направление работника и период поездки. Работа в выходной день должна соответствовать распоряжению работодателя и фактическим данным о выполненной работе.

Для нестандартных случаев организация может утвердить дополнительный код отдельным приказом. Например, порядок введения обозначения можно закрепить документом о введении нового обозначения в табель учёта рабочего времени.

При дистанционной работе, гибком графике или суммированном учёте особенно важно заранее установить, какие сведения фиксируются: часы, дни, смены или выполнение нормы за учётный период. Порядок следует согласовать с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными документами. В качестве связанного документа можно использовать правила внутреннего трудового распорядка.

Как исправить ошибку в табеле

Способ исправления зависит от того, обнаружили ошибку до или после передачи табеля в бухгалтерию. Если документ ещё не подписан и не использован для расчёта, ответственный сотрудник может внести корректировку по правилам, утверждённым организацией.

В бумажном табеле ошибочную запись не следует стирать или полностью замазывать. Обычно неверные сведения зачёркивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать исходную запись, рядом указывают правильные данные, а исправление заверяют подписью ответственного лица и датой.

Рядом с исправлением желательно указать основание: номер и дату приказа, листка нетрудоспособности, заявления, служебной записки или другого документа. Конкретный порядок можно закрепить во внутренних правилах документооборота.

Если ошибка повлияла на начисление зарплаты, после корректировки передайте сведения в бухгалтерию. При необходимости оформляют новый табель или корректирующий документ, чтобы было видно, какие данные изменены и почему.

Для замены ранее переданного документа удобно использовать корректирующий табель учёта рабочего времени. В нём указывают тот же отчётный период, сведения об организации и сотруднике, а также правильные показатели с пояснением причины замены.

При электронном ведении табеля исправления вносят через предусмотренный функционал программы. Система должна сохранить историю изменений либо обеспечить возможность подтвердить, кто, когда и на каком основании скорректировал запись.

Перед окончательным закрытием проверьте:

• Все сотрудники включены в табель и указаны в правильном подразделении.
• Даты отпуска, болезни, командировок и других отсутствий совпадают с подтверждающими документами.
• Количество часов соответствует графику и фактической работе.
• Нет пустых ячеек, если для них требуется код явки или неявки.
• Итоги по дням и часам сходятся с данными системы учёта.
• Исправления заверены и имеют документальное основание.
• Табель подписан ответственным сотрудником и передан по принятому маршруту.

Регулярная проверка табеля до передачи в бухгалтерию помогает избежать ошибок в оплате и последующих корректировок. Для контроля фактического присутствия можно дополнительно использовать журнал учёта рабочего времени сотрудников организации, сопоставляя его записи с табелем и кадровыми документами.