Как заполнить расчётно-платёжную ведомость по форме Т-49

# Как заполнить расчётно-платёжную ведомость по форме Т-49

Расчётно-платёжная ведомость Т-49 объединяет расчёт и выплату заработной платы сотрудникам. Разбираем, какие данные внести в форму, как отразить начисления и удержания, а также как оформить документ после выдачи денег.

Что такое форма Т-49 и когда её применяют

Форма Т-49 — это ведомость, в которой одновременно рассчитывают заработок работников и фиксируют его выдачу. В одном документе отражают начисления, удержания, сумму к выплате, подпись сотрудника и итоговые данные по ведомости.

Форму применяют, когда организация оформляет выплату зарплаты ведомостью, как правило при выдаче денег через кассу. Если расчёт и выплату нужно разделить на разные документы, используют расчётную ведомость и отдельную платёжную ведомость, например платёжную ведомость Т‑53.

Т-49 может быть удобна для небольших организаций и отдельных подразделений, где количество работников позволяет проверить данные в одном бумажном документе. При перечислении всей зарплаты на банковские счета организация может выбрать другой порядок оформления, закрепив его в своих учетных документах.

Ведомость оформляют отдельно за каждый период выплаты: например, за месяц или его часть. Номер, даты, состав работников и период должны позволять однозначно связать документ с конкретным начислением зарплаты.

Какие сведения подготовить перед заполнением

Сначала соберите документы, на основании которых рассчитывают зарплату. Это поможет не переносить в ведомость неподтверждённые суммы и не исправлять документ уже после его подписания.

Подготовьте:

• табель учета рабочего времени;
• сведения о должностях, окладах, тарифных ставках и отработанных днях или часах;
• приказы о премиях, доплатах, надбавках, отпусках и иных выплатах;
• документы по больничным, командировкам и другим периодам отсутствия;
• данные о предоставленных стандартных, социальных или иных вычетах, если они учитываются при расчёте;
• документы, подтверждающие удержания по заявлениям сотрудников или исполнительным документам;
• информацию о способе выплаты каждому работнику;
• реквизиты организации, подразделения и ответственных лиц.

До заполнения определите расчётный период и дату, на которую составляется ведомость. Если в документе предусмотрены поля для периода выплаты, их заполняют одинаково во всех частях формы.

Полезно заранее составить рабочую таблицу расчёта. В ней удобно сопоставить сотрудника, отработанное время, начисления, удержания и сумму к выдаче с будущей строкой в Т-49.

Для каждого работника проверьте отсутствие дублей. Если сотрудник получил аванс или иное промежуточное начисление, убедитесь, что оно учтено в итоговой сумме за период и не удержано повторно.

Как заполнить реквизиты и табличную часть ведомости

В верхней части Т-49 указывают полное или сокращенное наименование организации, код или иной идентификатор, если он предусмотрен используемым бланком, а также структурное подразделение. Название должно соответствовать учредительным и внутренним документам работодателя.

Далее внесите номер ведомости и даты. Обычно указывают дату составления, период, за который начислена зарплата, а также срок выдачи, если такое поле есть в форме. Номер присваивайте по внутренней последовательности, чтобы документы можно было быстро найти в бухгалтерском архиве.

В табличной части одну строку отводят одному сотруднику. В зависимости от редакции бланка в ней указывают:

1. порядковый номер;
2. табельный номер;
3. фамилию, имя и отчество;
4. должность или профессию;
5. состав начислений;
6. удержания;
7. сумму к выплате;
8. подпись работника или отметку о неполучении денег.

Фамилию и инициалы переносите из кадровых данных без сокращений, которые могут затруднить идентификацию человека. Табельный номер должен совпадать с номером в табеле и расчетной программе.

При заполнении бумажного бланка следите, чтобы цифры не выходили за границы граф и оставались читаемыми. Если форма ведется в электронном виде, после печати проверьте разрывы строк, переносы фамилий и наличие всех итоговых граф.

Ведомость можно оформлять по подразделению или по организации целиком — в зависимости от принятого порядка. Главное, чтобы состав работников и сумма в документе соответствовали расчету за тот же период.

Как указать начисления, удержания и сумму к выплате

Сначала в строке работника отражают все начисленные суммы. К ним могут относиться оплата по окладу или тарифу, выплаты за фактически отработанное время, премии, доплаты, надбавки, отпускные и другие суммы, включенные в расчёт зарплаты.

Если в бланке предусмотрены отдельные графы, каждое начисление показывают в соответствующей колонке. Когда форма содержит обобщенную графу, расшифровку можно вести в расчетном регистре или приложении, а в ведомость переносить итог по виду начисления.

Затем указывают удержания. К ним относят налог, удержания по исполнительным документам, суммы по заявлению сотрудника и другие удержания, для которых есть законное или документально подтвержденное основание. Не объединяйте разные удержания в одну сумму без возможности восстановить расчет.

Расчет суммы к выплате выполняют по формуле:

сумма к выплате = общая сумма начислений − общая сумма удержаний.

Если в ведомости предусмотрены отдельные строки для аванса, ранее выданных сумм или задолженности, используйте их в соответствии с назначением граф. Не уменьшайте начисление вручную без пояснения: каждая разница между расчетом и выплатой должна иметь основание.

Проверьте арифметику по каждой строке и по всей ведомости. Для этого сопоставьте:

• итог начислений в Т-49 с расчетным регистром;
• общую сумму удержаний с индивидуальными расчетами;
• сумму к выплате с кассовым документом или реестром перечисления;
• количество работников с количеством строк в ведомости;
• итоги по страницам с итогом по документу.

Если сумма к выплате равна нулю, уточните, нужно ли включать сотрудника в платёжную ведомость по внутреннему порядку. Не ставьте прочерк там, где требуется числовое значение, если правила заполнения используемого бланка предусматривают нули.

Как оформить выдачу зарплаты и закрыть ведомость

При получении денег сотрудник ставит подпись в своей строке. Подпись подтверждает выдачу указанной суммы, поэтому кассир или другое ответственное лицо должно проверить личность получателя и соответствие суммы данным ведомости.

Если деньги получает представитель, заранее проверьте наличие документа, подтверждающего его полномочия. В строке должна остаться подпись фактического получателя и, при необходимости, отметка о документе, на основании которого произведена выплата.

После завершения выплаты кассир проверяет строки, где деньги не выданы. Напротив таких работников проставляют принятую в организации отметку, например «депонировано» или «не выдано», если это предусмотрено формой и внутренним порядком. Пустую строку без пояснения оставлять не следует: по ней невозможно понять, была ли выплата пропущена или деньги не получили.

Затем ответственное лицо подсчитывает:

• общую сумму, выданную работникам;
• сумму, которая осталась невыданной;
• итог начислений и удержаний;
• количество выданных и невыданных сумм;
• соответствие ведомости кассовым документам.

На последней странице или в итоговой части формы указывают фактически выданную сумму и сумму, оставшуюся невыплаченной. Эти показатели должны сходиться с данными кассового учета и документами, которыми оформлено движение денег.

После проверки ведомость подписывают работники, ответственные за составление, проверку и выдачу денег. Конкретный состав подписей зависит от распределения обязанностей в организации и используемого бланка.

Закрытую ведомость передают на хранение вместе с подтверждающими документами. К ней могут относиться расчетные регистры, документы на удержания, кассовые документы и подтверждения перечисления или возврата невыданных сумм.

Чек-лист перед передачей в архив

• Указаны организация, подразделение, номер и период ведомости.
• Все работники идентифицированы по ФИО и табельным номерам.
• Начисления совпадают с расчетом зарплаты.
• Каждое удержание подтверждено основанием.
• Сумма к выплате проверена по каждой строке.
• Получатели поставили подписи напротив выданных сумм.
• По невыданным суммам сделаны предусмотренные отметки.
• Итоги ведомости совпадают с кассовыми и расчетными документами.
• Ответственные лица подписали документ.
• Ведомость и приложения переданы на хранение.

Если организация использует отдельный документ только для выдачи денег, не смешивайте его с Т-49. Сравнить назначение разных бланков можно по материалу о расчётно‑платёжной ведомости Т‑49 и платёжной ведомости, но в работе следует придерживаться формы, закреплённой у работодателя.