Как составить трудовой договор с работником

Разбираем, какие условия включить в трудовой договор с работником и как оформить документ без ошибок. Ниже — структура договора, рекомендации по формулировкам и порядок подписания.

Когда заключают трудовой договор

Трудовой договор заключают, когда человек лично выполняет трудовую функцию в интересах работодателя, под его управлением и контролем, соблюдая установленный режим работы. Работодатель предоставляет работу, обеспечивает условия труда и выплачивает заработную плату. Договор оформляют с каждым сотрудником отдельно, даже если должности и обязанности одинаковы.

Документ заключают до начала работы или оформляют сразу при допуске сотрудника к выполнению трудовой функции. Устная договоренность не заменяет письменный договор: без документа сложнее подтвердить условия занятости, размер оплаты и обязанности сторон.

По сроку трудовые договоры делятся на:

• бессрочные — заключаются без указания даты окончания;
• срочные — действуют определенный период или до наступления согласованного события, если для этого есть предусмотренное законом основание.

Если постоянный характер работы не требует ограничения срока, безопаснее использовать бессрочную форму. Подробную структуру можно посмотреть в образце бессрочного трудового договора.

Срочный договор должен содержать не только дату окончания, но и причину, по которой стороны выбрали ограниченный срок. Например, сотрудника могут принять на время исполнения обязанностей отсутствующего работника или для выполнения временной работы. Формулировка должна соответствовать реальной ситуации, а не использоваться только для удобства работодателя.

Перед подготовкой документа работодателю стоит определить должность, подразделение, режим работы, систему оплаты и дату начала работы. Эти сведения должны совпадать с приказами, штатным расписанием и локальными правилами организации.

Какие сведения и условия включить в договор

Трудовой договор составляют в письменной форме в двух экземплярах. Один экземпляр получает работник, второй хранится у работодателя. Текст должен быть понятным: расплывчатые фразы вроде «выполняет поручения руководителя» не раскрывают трудовую функцию и могут привести к спору.

В договор обычно включают следующие сведения:

• наименование работодателя;
• организационно-правовую форму и данные работодателя;
• сведения о представителе, который подписывает документ;
• фамилию, имя и отчество работника;
• данные документа, удостоверяющего личность работника;
• сведения о месте работы;
• дату и место заключения договора;
• дату начала работы;
• трудовую функцию и наименование должности;
• условия оплаты труда;
• режим рабочего времени и времени отдыха;
• условия труда на рабочем месте;
• обязательное социальное страхование работника;
• срок действия договора, если он срочный.

Место работы описывают настолько точно, насколько это необходимо для организации труда. Можно указать работодателя, структурное подразделение, адрес или конкретный объект, где сотрудник выполняет обязанности. Для дистанционной работы, разъездного характера или работы в разных местах нужны отдельные понятные формулировки.

Трудовую функцию лучше раскрывать через должность и перечень основных обязанностей. При необходимости в договоре делают ссылку на должностную инструкцию, но работника должны ознакомить с ней под подпись либо иным подтверждаемым способом.

В документ также включают права и обязанности сторон, ответственность за нарушение условий, порядок изменения договора и прекращения трудовых отношений. Часть этих положений может следовать из закона и локальных актов, однако ясная фиксация условий помогает избежать разночтений.

Минимальная структура договора

Не следует включать условия, которые ухудшают положение работника по сравнению с установленными требованиями. Например, нельзя прописывать полный отказ от отпуска, оплату ниже обязательных гарантий или возможность работодателя в одностороннем порядке менять любые условия без предусмотренной процедуры.

Как прописать оплату труда, график и отпуск

Раздел об оплате должен позволять точно определить, сколько и за что получает сотрудник. Укажите размер оклада или тарифной ставки, доплаты, надбавки, премии, компенсационные и стимулирующие выплаты. Если премия зависит от показателей, порядок ее начисления лучше раскрыть в договоре или в локальном положении, с которым работника знакомят.

Не ограничивайтесь фразой «заработная плата выплачивается согласно штатному расписанию». В договоре должны быть отражены конкретные условия: фиксированная часть, возможные доплаты и ссылка на документы, регулирующие переменную часть оплаты.

Пример логики формулировки: работнику устанавливается месячный оклад в определенном размере; компенсационные и стимулирующие выплаты начисляются по действующей системе оплаты труда работодателя. При этом локальный акт должен быть доступен работнику и не противоречить договору.

В разделе о рабочем времени указывают:

• пятидневную или иную рабочую неделю;
• время начала и окончания работы;
• продолжительность смены;
• дни работы и выходные;
• продолжительность перерыва;
• особенности ненормированного, сменного или гибкого графика;
• условия неполного рабочего времени, если оно установлено.

Если график меняется по сменам, желательно приложить график или описать порядок его утверждения и доведения до работника. Для удаленной работы отдельно фиксируют способы взаимодействия, передачи заданий и отчетов, если это требуется характером деятельности.

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляют с учетом общих гарантий и особенностей конкретной должности. В договоре можно указать продолжительность основного отпуска, дополнительные дни при наличии оснований, порядок оформления отпуска и возможность разделения периода на части. Если сотруднику предоставляются дополнительные гарантии, их также стоит перечислить.

Испытательный срок, права и обязанности сторон

Испытательный срок устанавливают только при согласовании сторонами и фиксируют непосредственно в трудовом договоре. Если в документе такого условия нет, работник считается принятым без испытания. Продолжительность испытания также должна быть указана ясно: нельзя оставлять работодателю возможность определить ее позднее в одностороннем порядке.

Условие об испытании применяют не ко всем категориям работников. Перед включением такого пункта нужно проверить, допускается ли испытание с учетом возраста сотрудника, его статуса, характера договора и обстоятельств приема. Если испытание устанавливают, на работника распространяются обычные трудовые права и гарантии.

В договоре полезно разделить обязанности сторон на несколько блоков.

Работодатель обязан:

• предоставить работу по обусловленной трудовой функции;
• обеспечить безопасные условия труда;
• своевременно и полностью выплачивать заработную плату;
• ознакомить сотрудника с локальными документами, связанными с работой;
• предоставить оборудование, материалы и доступы, необходимые для выполнения обязанностей.

Работник обязан:

• лично выполнять трудовую функцию;
• соблюдать правила внутреннего распорядка;
• бережно относиться к имуществу работодателя;
• соблюдать требования охраны труда и безопасности;
• сохранять конфиденциальность, если такой режим установлен законно и описан в документах.

Права сторон можно изложить отдельным разделом или включить в соответствующие пункты. Работник вправе получать работу и оплату на согласованных условиях, знакомиться с документами, связанными с его деятельностью, и пользоваться установленными гарантиями. Работодатель вправе требовать исполнения обязанностей, соблюдения дисциплины и бережного отношения к имуществу.

Если сотрудник получает технику, доступ к системам, ключи или другие материальные ценности, порядок их передачи лучше оформить отдельным актом или приложением. Ссылку на такой документ можно включить в трудовой договор.

Порядок подписания и оформления трудового договора

Подготовьте проект договора на основании данных работника и документов работодателя. До подписания проверьте написание ФИО, паспортные данные, должность, подразделение, адрес рабочего места, размер оплаты, график и дату начала работы.

Практический порядок можно представить в виде чек-листа:

• Получить от работника сведения и документы, необходимые для оформления.
• Определить должность, трудовую функцию, место и дату начала работы.
• Выбрать бессрочный или срочный формат и проверить основание срочности.
• Согласовать оплату, график, отпуск и испытательный срок.
• Подготовить договор в двух экземплярах.
• Ознакомить работника с локальными документами, связанными с работой.
• Подписать договор работником и представителем работодателя.
• Передать работнику его экземпляр под подпись или с подтверждением вручения.
• Оформить кадровые документы о приеме на работу.
• Передать сведения и документы ответственному за кадровый учет.

Подписывать договор должен сам работодатель либо представитель, у которого есть соответствующие полномочия. Если документ подписывает руководитель подразделения или другое лицо, проверьте наличие оснований для таких действий.

После подписания любые изменения оформляют дополнительным соглашением, если меняются согласованные условия труда. Новая редакция должна быть подписана обеими сторонами до начала действия измененных условий, когда это требуется характером изменений.

Работнику также выдают его экземпляр договора. Работодатель хранит свой экземпляр вместе с кадровыми документами и обеспечивает доступ к нему в установленном порядке. Электронное оформление возможно при соблюдении предусмотренных требований к идентификации, подписанию и хранению документов.

Ошибки в договоре лучше исправлять до подписания. Если неточность обнаружена позднее, не следует зачеркивать текст или менять страницу без подтверждения сторон: корректировку оформляют документально и сохраняют понятную историю изменений. Перед допуском к работе убедитесь, что сотрудник понимает должность, график, размер оплаты, обязанности и порядок взаимодействия с работодателем.