Как составить справку о среднем заработке для центра занятости

Справка о среднем заработке нужна бывшему работнику для постановки на учёт в центре занятости и назначения пособия по безработице. В документе указывают сведения о работодателе, периоде работы, выплатах и рассчитанном среднем заработке. Рассказываем, что включить в справку и как проверить расчёт до передачи её работнику.

Когда нужна справка о среднем заработке

Документ обычно запрашивает гражданин, который прекратил трудовые отношения и обращается в центр занятости за содействием в поиске работы и назначением пособия. Справка подтверждает доход за расчётный период и помогает определить размер выплаты, если такой порядок применяется к конкретному заявителю.

Работодатель оформляет справку по заявлению бывшего сотрудника либо по запросу самого работника для последующего предоставления в центр занятости. Уточнить требования к форме можно в территориальном центре занятости: некоторые учреждения принимают документ в свободной форме, другие предлагают собственный бланк или перечень обязательных реквизитов.

Не следует путать эту справку с документами о доходах для налоговой, банка или социальной выплаты. Например, справка о доходах может содержать сведения о начислениях и удержаниях, но не обязательно подтверждает средний заработок по правилам, которые нужны центру занятости.

Справка особенно важна, если работник:

• увольняется по собственному желанию, соглашению сторон или другим основаниям;
• обращается в центр занятости после сокращения численности или штата;
• хочет подтвердить доход по последнему месту работы;
• работал неполное время, имел премии, надбавки или периоды отсутствия;
• трудился у работодателя в расчётном периоде не полный срок.

Если организация прекратила деятельность или в расчёте обнаружена ошибка, работнику может потребоваться дополнительное подтверждение выплат. Для отдельных задач применяются другие документы, например справка 182н, поэтому назначение каждого документа нужно проверять отдельно.

Какие сведения включить в документ

Единого универсального шаблона, который подходил бы для всех центров занятости, может не быть. Если сотрудник принёс бланк из центра занятости, бухгалтеру следует использовать именно его. При оформлении справки в свободной форме набор сведений лучше сделать максимально полным.

В верхней части указывают наименование документа, дату и регистрационный номер. Далее приводят данные работодателя: полное наименование организации или фамилию, имя и отчество предпринимателя, адрес, ИНН, КПП при наличии, телефон и электронную почту для проверки сведений.

О работнике обычно указывают:

• фамилию, имя и отчество;
• должность или профессию;
• период работы у работодателя;
• дату увольнения и основание прекращения трудового договора;
• сведения о режиме работы, если он влияет на расчёт;
• данные документа, удостоверяющего личность, — только если их требует выбранная форма.

Основной раздел должен содержать сведения о расчёте. В нём указывают период, за который определялся заработок, начисления по месяцам или иным установленным периодам, количество фактически отработанного времени и итоговый средний заработок.

Желательно разделить начисления по видам: оклад, тарифная ставка, доплаты, надбавки, премии и другие выплаты, которые учитываются при расчёте. Если в документе приводится только итоговая сумма, добавьте формулу или пояснение, по каким данным она получена.

В конце справки указывают должности и фамилии лиц, ответственных за оформление и подписание документа. При наличии ставят печать организации, если работодатель её использует. Подпись должна позволять определить подписанта, поэтому рядом указывают расшифровку и должность.

Как рассчитать средний заработок

Расчёт начинают с определения периода, который нужно взять для справки. Как правило, учитывают заработок за установленный расчётный период перед увольнением, но конкретные правила зависят от действующего порядка расчёта и цели представления документа. Поэтому бухгалтеру необходимо сверить данные с актуальными требованиями центра занятости.

В расчёт включают выплаты за труд и результаты работы, если соответствующие выплаты учитываются по правилам определения среднего заработка. Это могут быть:

• заработная плата по окладу или тарифной ставке;
• доплаты и надбавки;
• выплаты за работу в особых условиях;
• премии, если они учитываются в расчётном периоде;
• иные начисления, предусмотренные системой оплаты труда.

Не все деньги, перечисленные работнику, автоматически входят в средний заработок. Компенсации, социальные выплаты, материальная помощь и суммы, не связанные с оплатой труда, обычно требуют отдельной проверки. Нельзя включать выплату только потому, что она отражена в расчётном листке.

При расчёте также проверяют периоды, когда за сотрудником сохранялся средний заработок либо он освобождался от работы с оплатой или без неё. Отдельные периоды и суммы могут исключаться из расчётного времени и общего заработка. Основание отсутствия подтверждают табелем, приказами и документами по начислению зарплаты.

Удобно вести расчёт в рабочей таблице:

Затем применяют формулу, предусмотренную действующим порядком: учитываемые начисления делят на соответствующую величину отработанного времени или расчётных дней, а затем получают средний показатель. Нельзя механически делить общий доход на количество календарных месяцев, если правила требуют учитывать фактически отработанные дни или часы.

При неполном рабочем времени отдельно проверяют график и фактически отработанные часы. Если сотрудник переводился между режимами работы, расчётные данные нужно распределить по периодам, чтобы средний заработок не был завышен или занижен.

Премии проверяют по документам, которыми они установлены: положению об оплате труда, приказам и расчётным ведомостям. Если премия относится к другому периоду или начислена после увольнения, бухгалтеру следует определить, входит ли она в расчёт, по правилам для соответствующего вида выплаты.

Как оформить и подписать справку

Справку составляют на бланке организации или на обычном листе с реквизитами работодателя. Текст должен быть читаемым, без неоговорённых исправлений и сокращений, которые могут вызвать вопросы у центра занятости.

Рекомендуемая структура документа выглядит так:

1. название и реквизиты работодателя;
2. название справки;
3. данные бывшего работника;
4. период работы и дата увольнения;
5. расчётный период;
6. сведения о начислениях и отработанном времени;
7. итоговый средний заработок;
8. пояснение о цели выдачи;
9. дата, подписи и контактные данные ответственного лица.

В формулировке цели можно указать, что справка выдана для представления в центр занятости. Если документ готовится по форме учреждения, текст и последовательность полей лучше не менять, а дополнительные сведения добавить в свободные строки или приложением.

Перед подписанием бухгалтер сверяет справку с кадровыми и зарплатными документами:

• трудовым договором и приказом о приёме;
• приказом об увольнении;
• табелями учёта рабочего времени;
• расчётными листками;
• ведомостями и регистрами по зарплате;
• приказами о премировании и выплатах.

Подписывает справку руководитель, предприниматель либо уполномоченный сотрудник. Если документ подписывает бухгалтер или кадровик, полномочия должны подтверждаться внутренним распорядительным документом. Электронную подпись используют только в том случае, если центр занятости принимает электронный документ в таком формате.

Работнику выдают оригинал на бумаге или направляют электронный вариант по согласованному каналу. Копию справки и расчёт рекомендуется сохранить в документах работодателя, чтобы при споре можно было подтвердить источник каждой суммы.

Типичные ошибки и проверка документа

Самая частая ошибка — использование формы, которая предназначена для другой цели. Например, сведения о доходах, справка с места работы или документ для банка не всегда заменяют справку о среднем заработке для центра занятости. Для сравнения можно посмотреть пример справки с места работы, но реквизиты и содержание нужно адаптировать к запросу центра занятости.

К ошибкам в расчёте относятся неверный период, включение необлагаемых или социальных выплат, пропуск премии, неправильное исключение больничного и деление общей суммы на количество месяцев без учёта фактически отработанного времени. Отдельно проверяют сотрудников с неполным графиком, совместителей и работников, находившихся в отпуске или на больничном.

Перед выдачей проведите финальную проверку:

• Сверить название документа с требованиями центра занятости.
• Проверить ФИО работника, даты работы и дату увольнения.
• Убедиться, что расчётный период выбран правильно.
• Сопоставить суммы с регистрами по зарплате.
• Проверить премии, надбавки и исключаемые выплаты.
• Сверить отработанные дни или часы с табелем.
• Проверить итоговую формулу и округление.
• Указать должности, подписи, расшифровки и дату.
• Сохранить копию справки и расчётных материалов.

Если центр занятости вернул документ на доработку, запросите письменное пояснение, какое поле или показатель нужно исправить. При перерасчёте оформите новую справку с актуальной датой и, при необходимости, поясните, какие сведения изменились. Если ошибка связана с начислениями, может потребоваться отдельная бухгалтерская справка о перерасчёте и приложенный к ней обновлённый расчёт.