Соглашение о неразглашении помогает защитить коммерческую тайну, персональные данные и другую закрытую информацию. В документе фиксируют, какие сведения нельзя раскрывать, кто и для каких целей может их использовать, а также какие последствия наступают при нарушении условий.
Что такое соглашение о неразглашении и когда оно нужно
Соглашение о неразглашении, или NDA, — это договоренность между сторонами о сохранении конфиденциальности полученной информации. Его заключают отдельно либо включают соответствующий раздел в основной договор: трудовой, гражданско-правовой, лицензионный, подрядный или партнерский.
Документ нужен, когда одна сторона передает другой сведения, которые имеют коммерческую, организационную, техническую или иную ценность. Например, речь может идти о клиентской базе, финансовой модели, исходном коде, условиях сделки, планах запуска продукта или внутренних регламентах.
NDA используют в следующих ситуациях:
- при переговорах с потенциальным инвестором, покупателем или партнером;
- при привлечении подрядчика, консультанта, разработчика или дизайнера;
- при передаче сотруднику доступа к внутренним системам и документам;
- при совместной разработке продукта или технологии;
- при проведении аудита, due diligence или подготовке сделки;
- при обмене персональными данными для выполнения конкретной задачи.
Соглашение может быть односторонним или взаимным. В первом случае конфиденциальные сведения передает только одна сторона, во втором — обе стороны обмениваются закрытой информацией и принимают взаимные обязательства.
Само наличие NDA не делает любую информацию тайной автоматически. Чтобы защита работала, сведения нужно определить, ограничить к ним доступ и соблюдать установленный внутри организации режим конфиденциальности.
Какие сведения включить в перечень конфиденциальной информации
Перечень закрытых данных должен быть достаточно подробным, чтобы стороны могли установить, какие именно сведения охраняются. Общая формулировка вроде «любая информация о деятельности компании» может вызвать спор: получатель не всегда сможет определить, что именно запрещено раскрывать.
Информацию можно описать по категориям и привести примеры документов или данных:
| Категория | Что можно включить |
|---|---|
| Коммерческая | цены, скидки, условия поставок, планы продаж, сведения о клиентах и поставщиках |
| Финансовая | бюджеты, отчеты, прогнозы, расчеты себестоимости, банковские и платежные данные |
| Техническая | чертежи, формулы, исходный код, архитектура продукта, результаты испытаний |
| Организационная | внутренние регламенты, инструкции, планы развития, структура проектов |
| Персональная | сведения о работниках, клиентах и представителях контрагентов, переданные для конкретной цели |
| Договорная | проекты договоров, протоколы переговоров, коммерческие предложения и условия сотрудничества |
Можно предусмотреть маркировку документов: «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования». При этом желательно указать, что отсутствие маркировки само по себе не отменяет конфиденциальность, если из содержания документа или обстоятельств передачи очевидно его закрытое назначение.
Отдельно перечисляют исключения. Обычно к ним относят информацию, которая:
- уже была общедоступной на момент передачи;
- стала общедоступной не по вине получателя;
- была законно известна получателю до заключения соглашения;
- получена от третьего лица без нарушения обязательств;
- разработана получателем самостоятельно и без использования закрытых материалов;
- должна быть раскрыта по законному требованию уполномоченного органа.
Для персональных данных одного NDA может быть недостаточно. В соглашении стоит указать цель обработки, допустимые действия с данными, круг лиц, которым разрешен доступ, и порядок их защиты. При необходимости эти условия согласуют с отдельным документом или поручением на обработку данных.
Обязательные условия и структура документа
В NDA нужно четко описать стороны, предмет соглашения и правила обращения с информацией. Документ должен отвечать на пять вопросов: что охраняется, кто получает доступ, для какой цели, что запрещено делать и как долго действуют ограничения.
Практическая структура соглашения выглядит так:
- Название, дата и место заключения. Указывают наименование документа и дату, с которой начинают действовать обязательства.
- Сведения о сторонах. Для организации приводят наименование, реквизиты и данные представителя; для физического лица — фамилию, имя, отчество и идентифицирующие сведения, необходимые для договора.
- Термины и определения. При необходимости расшифровывают понятия «конфиденциальная информация», «раскрытие», «получающая сторона», «представители».
- Предмет соглашения. Фиксируют обязанность не разглашать и не использовать закрытые сведения вне согласованной цели.
- Перечень информации. Описывают категории, виды документов, электронные данные и другие охраняемые материалы.
- Порядок доступа и использования. Указывают, кому можно передавать сведения, какие действия разрешены и какие каналы связи допустимы.
- Меры защиты. Определяют правила хранения, копирования, пересылки, доступа к системам и возврата материалов.
- Исключения. Перечисляют сведения и обстоятельства, на которые обязательства не распространяются.
- Ответственность. Указывают последствия нарушения и порядок подтверждения убытков или иных требований.
- Срок действия. Отдельно устанавливают срок действия самого соглашения и период, в течение которого сохраняется конфиденциальность после его прекращения.
- Изменение и прекращение. Описывают порядок внесения поправок, расторжения и возврата носителей.
- Реквизиты и подписи. Приводят адреса, платежные данные при необходимости и подписи сторон.
Обязанности получателя лучше формулировать конкретно. Например, запретить копирование без разрешения, передачу третьим лицам, публикацию в интернете, использование для собственных проектов и предоставление доступа сотрудникам, которым сведения не нужны для работы.
В документе также указывают, что получатель отвечает за действия своих работников, представителей, консультантов или подрядчиков, которым он предоставил доступ. Если меняются реквизиты или другие сведения о стороне, их можно оформить через дополнительное соглашение об изменении реквизитов.
Перед подписанием проверьте документ по чек-листу:
- стороны указаны полностью и представитель имеет необходимые полномочия;
- определены конфиденциальные сведения и исключения;
- зафиксирована цель использования информации;
- описаны правила доступа, хранения и возврата материалов;
- предусмотрен порядок сообщения об утечке;
- установлен срок конфиденциальности;
- согласована ответственность за нарушение;
- указаны способы обмена юридически значимыми сообщениями.
Ответственность за нарушение соглашения
Ответственность должна соответствовать характеру возможного нарушения. В соглашении можно разделить случаи незаконного раскрытия, использования информации не по назначению, утраты носителей и предоставления доступа лицам, которые не должны его иметь.
Стороны могут предусмотреть:
- возмещение документально подтвержденных убытков;
- договорную неустойку или штраф, если такая мера согласована допустимым образом;
- обязанность прекратить использование информации;
- возврат или уничтожение документов и электронных копий;
- удаление публикации или иного размещенного материала;
- компенсацию расходов на расследование инцидента и восстановление защиты, если это связано с нарушением.
Формулировка о штрафе должна быть ясной: за какое действие он начисляется, в каком размере или по какой формуле, за каждый ли случай применяется и освобождает ли его уплата от обязанности возместить дополнительные убытки. Если нарушение связано с трудовыми отношениями, условия ответственности работника нужно согласовывать с учетом характера договора и применимых ограничений.
В NDA полезно установить порядок уведомления об инциденте. Например, получатель должен без неоправданной задержки сообщить об утрате документа, ошибочной отправке письма, несанкционированном доступе или подозрении на утечку, а затем принять меры по ограничению последствий.
Для доказывания нарушения сохраняйте журналы доступа, переписку, акты передачи, версии файлов, отметки о маркировке и документы, подтверждающие, кому и когда передавались сведения. Если меняется содержание основного договора, связанные с NDA условия можно уточнить через дополнительное соглашение об изменении пункта договора.
Как подписать, изменить и прекратить действие соглашения
Перед подписанием определите, какая версия документа является окончательной, и проверьте полномочия подписантов. Если соглашение заключают от имени организации, подпись ставит руководитель или представитель по доверенности. Для электронного обмена заранее согласуют способ идентификации сторон, формат документов и порядок подтверждения их получения.
Соглашение желательно подписать до передачи первой закрытой информации. Если стороны уже обменивались материалами, можно указать, распространяются ли обязательства на сведения, переданные ранее, и каким способом их идентифицировать.
Изменения оформляют письменно и подписывают обе стороны, если иной порядок не установлен самим NDA. В поправках указывают, какие пункты заменяются, с какой даты действует новая редакция и сохраняют ли силу остальные условия. Если меняется стоимость или иное условие основного договора, соответствующий порядок можно посмотреть на примере дополнительного соглашения о повышении цены по договору.
При прекращении соглашения нужно определить, что происходит с конфиденциальными материалами. Получатель может быть обязан вернуть документы, удалить электронные копии, прекратить доступ к системам и подтвердить выполнение этих действий. При этом прекращение договора не всегда означает немедленное прекращение обязанности сохранять тайну: стороны отдельно устанавливают период, в течение которого запрет на раскрытие продолжает действовать.
Перед окончательным оформлением проверьте, не противоречат ли условия NDA основному договору, внутренним правилам организации и обязательствам по защите персональных данных. Для нестандартных проектов, передачи технологий, совместных разработок и трансграничного обмена информацией документ лучше дополнительно проверить с юристом.
Частые вопросы
Короткие ответы перед скачиванием бланка
Что указать в соглашении о неразглашении?
Нужно описать конфиденциальную информацию, цели и порядок ее использования, срок действия обязательств и ответственность за нарушение.
Кто подписывает соглашение о неразглашении?
Документ подписывают стороны, между которыми передается закрытая информация: работодатель и работник, заказчик и подрядчик или партнеры.
Можно ли заключить NDA с работником?
Да, условие о неразглашении можно оформить отдельным соглашением или включить в трудовой договор при соблюдении требований законодательства.
Как определить конфиденциальную информацию?
Перечислите категории сведений и исключите данные, которые уже общедоступны либо должны быть раскрыты по закону.
Что предусмотреть за нарушение соглашения?
Можно установить обязанность возместить убытки, выплатить согласованную неустойку и прекратить незаконное использование сведений.