Доверенность позволяет поручить другому человеку получение документов в организации, МФЦ, ФСС, у нотариуса или судебных приставов. Разберём, какие реквизиты включить в документ, как описать полномочия представителя, когда потребуется нотариальное удостоверение и как использовать готовый образец.
Когда нужна доверенность на получение документов
Доверенность нужна, если документ должен получить не сам гражданин или руководитель организации, а другое лицо. Представитель предъявляет её вместе со своим паспортом и обращается в учреждение от имени доверителя.
Документ используют, например, для получения:
- справок, выписок, свидетельств и дубликатов;
- результатов рассмотрения заявления;
- документов из МФЦ;
- корреспонденции и материалов в государственных органах;
- исполнительных документов у судебных приставов;
- документов у нотариуса;
- кадровых и бухгалтерских документов;
- готовых документов в организациях и архивах.
Для обращения в многофункциональный центр можно использовать отдельный образец доверенности на получение документов в МФЦ. Если представитель забирает документы в ФСС, формулировки лучше адаптировать под конкретную услугу и подразделение — для этого подойдёт доверенность на получение документов в ФСС.
Организация может попросить доверенность, даже если представитель предъявляет копии документов доверителя. Копия паспорта подтверждает сведения о доверителе, но сама по себе не даёт полномочий действовать от его имени.
Перед оформлением полезно уточнить требования учреждения. Некоторые организации принимают простую письменную доверенность, а для отдельных действий просят нотариальный документ или доверенность по собственной форме.
Какие сведения указать в доверенности
Доверенность составляют в письменной форме. Название документа размещают в верхней части, ниже указывают место и дату оформления. Дата необходима для определения периода действия полномочий.
В документе должны быть понятны сведения о двух сторонах:
| Сторона | Что указать |
|---|---|
| Доверитель — физическое лицо | Фамилию, имя, отчество, дату рождения при необходимости, паспортные данные и адрес |
| Представитель | Фамилию, имя, отчество, паспортные данные и адрес |
| Доверитель — организация | Полное наименование, адрес, регистрационные и налоговые реквизиты, должность и данные подписанта |
| Представитель организации | Фамилию, имя, отчество, паспортные данные и иные сведения, которые требует принимающая сторона |
Данные представителя лучше переписать без сокращений и проверить по паспорту. Ошибка в фамилии, номере документа или дате рождения может вызвать дополнительные вопросы при выдаче документов.
Главная часть — описание поручения. Недостаточно написать: «получить документы». Желательно указать, какие именно документы нужно забрать, где они находятся и какие действия вправе совершать представитель.
Подходящая формулировка может выглядеть так: «получить в [наименование организации] справку о [назначение справки], расписаться за её получение, подать необходимые заявления и получить связанные с этим документы». Если перечень документов известен, его лучше привести отдельно.
В доверенности также можно указать право:
- подать заявление на выдачу документа;
- получить расписку или уведомление;
- подписать документы, связанные с получением;
- расписаться в журнале выдачи;
- получить оригинал, копию или дубликат;
- представить дополнительные документы;
- совершить иные действия, прямо связанные с поручением.
Не включайте полномочия, которые не нужны для конкретной задачи. Чем точнее текст, тем меньше риск, что учреждение сочтёт поручение слишком общим или представитель совершит лишнее действие.
В конце обычно указывают срок действия, подпись доверителя и расшифровку подписи. Для организации дополнительно могут потребоваться должность руководителя, основание его полномочий и реквизиты документа.
Как определить срок действия и полномочия представителя
Срок выбирают с учётом конкретной задачи. Для разового получения документа достаточно периода, который покрывает предполагаемую дату обращения. Если доверенность нужна для нескольких обращений, срок делают более продолжительным, но без избыточного запаса.
В документе можно прямо написать дату окончания действия. Если срок не указан, это может повлиять на возможность использования доверенности, поэтому оставлять поле пустым не следует.
Полномочия бывают разовыми и общими. Разовая доверенность подходит, когда представитель должен один раз получить конкретную справку, свидетельство или пакет документов. Общая позволяет обращаться по нескольким связанным вопросам, но её текст должен содержать понятные пределы поручения.
При составлении проверьте, требуется ли представителю только получение или также подача документов. Эти действия различаются: доверенность на подачу документов не всегда охватывает право забрать результат рассмотрения.
Полезно заранее ответить на вопросы:
- Нужно ли представителю подавать заявление?
- Должен ли он получать оригинал или достаточно копии?
- Сможет ли он исправлять технические ошибки?
- Нужно ли ему получать несколько документов в разные даты?
- Разрешено ли передоверие другому человеку?
- Может ли представитель подписывать документы от имени доверителя?
Право передоверия следует включать только при реальной необходимости. Если оно не предусмотрено или для него требуются дополнительные условия, представитель не сможет просто заменить себя другим лицом.
Для организации полномочия можно связать с конкретным сотрудником и конкретным поручением. Например, указать, что сотрудник получает документы для организации, расписывается за их выдачу и передаёт их работодателю.
Для физического лица, которому нужно оформить документ от имени гражданина, пригодится доверенность на получение документов от физического лица. Если доверителем выступает компания, используйте образец доверенности на получение документов от юридического лица.
Нужно ли нотариальное заверение
Нотариальная форма требуется не для каждой доверенности на получение документов. Во многих ситуациях организация принимает документ в простой письменной форме, если он содержит дату, сведения о сторонах, полномочия и подпись доверителя.
Необходимость удостоверения зависит от характера поручения, статуса доверителя и требований учреждения. Например, нотариус, государственный орган или иная организация может установить собственные правила при выдаче конкретного документа.
Перед визитом проверьте:
- принимает ли учреждение доверенности без нотариального удостоверения;
- нужен ли оригинал или достаточно электронной формы;
- требуется ли копия паспорта доверителя;
- должна ли подпись руководителя организации быть заверена;
- есть ли специальный бланк или обязательная формулировка;
- нужно ли указать право на получение персональных данных.
Для получения документов у нотариуса лучше заранее уточнить формат доверенности и перечень полномочий. Для такой ситуации можно взять за основу доверенность на получение документов у нотариуса.
Отдельные требования могут предъявляться при обращении к судебным приставам. Представителю иногда важно не только получить документ, но и ознакомиться с материалами, подать заявление или расписаться за выдачу. Для такой ситуации подходит доверенность на получение документов у судебных приставов.
Если доверенность оформляет организация, проверьте внутренние правила документооборота. Обычно документ подписывает руководитель или другое уполномоченное лицо, а печать используют при её наличии и если это предусмотрено правилами организации.
Как использовать готовый образец доверенности
Готовый образец помогает не забыть обязательные блоки и быстрее подготовить документ. Его нельзя заполнять механически: сначала определите, кто выдаёт доверенность, кто будет представителем, какие документы нужно получить и в какой организации.
Порядок подготовки можно представить как чек-лист:
- Уточнить требования учреждения, где будут выдавать документы.
- Выбрать подходящий образец по ситуации.
- Вписать дату и место оформления.
- Заполнить сведения о доверителе и представителе по паспортам.
- Подробно перечислить документы и полномочия.
- Указать срок действия и, при необходимости, право передоверия.
- Проверить требования к нотариальному удостоверению.
- Распечатать документ и подписать его надлежащим образом.
- Передать представителю оригинал и сообщить, какие документы взять с собой.
Формулировки в шаблоне можно изменять под конкретную организацию. Если доверенность предназначена для МФЦ, укажите название услуги и перечень документов. Если речь идёт о получении исполнительного документа, добавьте сведения о деле или производстве, если они известны.
Перед передачей представителю проверьте документ ещё раз. В нём не должно быть пустых обязательных полей, исправлений без оговорки, расхождений в паспортных данных и двусмысленных формулировок.
Представителю следует взять паспорт и оригинал доверенности. Дополнительно могут понадобиться расписка о приёме заявления, номер обращения, копия документа доверителя или другие материалы, предусмотренные правилами учреждения.
Если организация отказалась принять доверенность, попросите назвать конкретную причину. Возможно, потребуется уточнить полномочия, представить нотариально удостоверенный документ или использовать форму учреждения. При изменении обстоятельств доверитель может оформить новую доверенность с более точным содержанием.
Частые вопросы
Короткие ответы перед скачиванием бланка
Что указать в доверенности на получение документов?
Данные доверителя и представителя, полномочия, перечень документов, дату и срок действия доверенности.
Нужно ли заверять доверенность у нотариуса?
Не всегда. Нотариальное заверение требуется в случаях, предусмотренных законом или правилами организации, выдающей документы.
Можно ли оформить доверенность без срока действия?
Да, но при отсутствии срока доверенность действует один год со дня ее совершения.
Кто может получить документы по доверенности?
Представитель, указанный в доверенности, при предъявлении паспорта и оригинала или надлежаще оформленной копии документа.
Можно ли оформить доверенность от организации?
Да. Ее выдает руководитель или другое уполномоченное лицо от имени юридического лица.