Как составить авансовый отчёт

Авансовый отчёт подтверждает расходы сотрудника за счёт выданных подотчётных средств. В документе фиксируют, кто получил деньги, на какие цели их потратил, какие суммы подтверждены документами и что произошло с остатком или перерасходом. Ниже — порядок заполнения формы, подготовки приложений и проверки отчёта.

Что такое авансовый отчёт и когда он нужен

Авансовый отчёт — это документ, с помощью которого сотрудник отчитывается об использовании денег, полученных от организации под отчёт. Средства могут выдаваться на командировку, хозяйственные нужды, покупку материалов, представительские расходы, оплату услуг или другие цели, разрешённые внутренними правилами работодателя.

Отчёт оформляют после завершения задания или расходования полученной суммы. Если деньги выдавались на несколько целей, сотрудник отражает каждую операцию отдельно и прикладывает документы, позволяющие определить содержание, дату и стоимость покупки или услуги.

Для работы можно использовать готовый авансовый отчёт. Организация вправе применять бумажную форму, электронный шаблон или собственный бланк, если в нём есть все обязательные сведения и предусмотрены подписи ответственных лиц.

Обычно документ включает две части:

• сведения о сотруднике и выданной сумме;
• расшифровку фактических расходов и итоговый расчёт.

Авансовый отчёт не заменяет первичные документы. Он обобщает сведения из чеков, накладных, билетов, квитанций, актов и других подтверждений, а сами документы прикладывают к отчёту.

Какие сведения указать в форме

Заполнение начинают с реквизитов организации и самого документа. В верхней части указывают наименование работодателя, название формы, номер и дату отчёта. Если используется унифицированный шаблон или внутренний бланк, заполняют также предусмотренные им коды и другие идентификаторы.

В сведениях о подотчётном лице отражают:

• фамилию, имя и отчество сотрудника;
• должность или структурное подразделение;
• табельный номер, если он используется;
• назначение выданных средств;
• дату получения денег;
• способ получения — наличными или на корпоративную карту;
• сумму аванса.

Далее показывают движение денежных средств. В отчёте важно разделить сумму, полученную от организации, расходы по подтверждающим документам и остаток либо перерасход. Если часть денег была выдана ранее и ещё не закрыта, бухгалтеру нужно проверить, допускает ли порядок организации объединение таких операций в одном отчёте.

Расходы в расшифровке располагают отдельными строками. Для каждой операции указывают:

Если документ содержит несколько позиций, их можно объединить одной строкой при условии, что назначение расходов понятно. Для крупных или неоднородных покупок лучше сделать отдельную расшифровку, чтобы бухгалтер мог проверить связь каждой позиции с заданием.

В итоговой части рассчитывают общую сумму расходов и сравнивают её с выданным авансом. При равенстве сумм задолженности нет; при меньших расходах возникает остаток, а при больших — перерасход, который сотруднику должны возместить после проверки и утверждения.

Подписывает отчёт прежде всего сотрудник, который получил деньги. Далее документ передают бухгалтеру или другому ответственному работнику для проверки, а затем — руководителю либо лицу, имеющему право утвердить расходы.

Как оформить подтверждающие документы

К отчёту прикладывают документы, подтверждающие сам факт и размер расходов. Подойдут кассовые чеки, бланки строгой отчётности, товарные чеки, накладные, акты, счета, билеты, посадочные талоны, квитанции, документы гостиницы и другие бумаги, соответствующие конкретной операции.

Каждый документ должен позволять определить:

• кто продавец или исполнитель;
• когда совершена операция;
• что именно приобретено или оплачено;
• количество и стоимость;
• общую сумму;
• реквизиты документа;
• при необходимости — данные покупателя или получателя услуги.

Банковская выписка или уведомление о списании с карты подтверждают движение денег, но не всегда раскрывают содержание покупки. Поэтому к ним прикладывают кассовый чек, электронный чек, акт или иной документ, где указано, за что именно произведена оплата.

Билеты и документы на проезд подшивают вместе с маршрут-квитанциями, посадочными талонами или иными подтверждениями поездки, если они необходимы для внутренней проверки. По расходам на проживание сохраняют документы гостиницы или сервиса бронирования с указанием периода, гостя и стоимости.

Документы располагают в той же последовательности, в какой они перечислены в отчёте. На каждом приложении можно проставить номер строки или порядковый номер, а в самом отчёте указать общее количество листов приложений.

Если подтверждение утрачено, сотрудник должен сообщить об этом ответственному лицу и приложить объяснение. Возможность принять расход без исходного документа зависит от характера операции, внутренних правил и результатов проверки, поэтому бухгалтер не должен автоматически включать такую сумму в подтверждённые расходы.

Перед передачей отчёта полезно пройти короткий чек-лист:

• все чеки и акты читаемы;
• даты расходов соответствуют периоду задания;
• суммы в отчёте совпадают с приложениями;
• документы пронумерованы;
• по каждой операции понятно её назначение;
• приложения перечислены или подсчитаны;
• при необходимости добавлены пояснения сотрудника.

Порядок проверки и утверждения отчёта

Сначала сотрудник самостоятельно сверяет таблицу расходов с приложенными документами. Он проверяет арифметику, наличие всех чеков и соответствие покупок цели, для которой был выдан аванс. После этого подписывает отчёт и передаёт его в бухгалтерию или другому ответственному подразделению.

Бухгалтер проверяет правильность заполнения формы, расчёт итогов и комплектность приложений. Отдельно оценивают допустимость расходов: соответствуют ли они служебному заданию, внутреннему положению, утверждённой смете или распоряжению руководителя.

При необходимости у сотрудника запрашивают пояснения. Например, они могут понадобиться, если в чеке указана общая категория товара, отсутствует часть документов, расход произведён с корпоративной карты другого работника или сумма отличается от предварительно выданного аванса.

По результатам проверки возможны три варианта:

1. отчёт принят полностью;
2. часть расходов исключена до получения дополнительных документов;
3. отчёт возвращён на исправление.

После проверки документ утверждает руководитель или другой уполномоченный сотрудник. Виза подтверждает, что организация принимает расходы к учёту в рамках установленного порядка. Бухгалтер затем отражает утверждённые суммы и оформляет операцию с остатком или перерасходом.

Если организация использует электронный документооборот, подписи и маршрут согласования должны позволять определить автора, проверяющего и утверждающего лица. Электронные чеки и документы хранят вместе с отчётом так, чтобы их можно было быстро найти по номеру и дате.

Не следует подменять авансовый отчёт другими видами отчётности. Например, отчёт о командировке может описывать цель, маршрут и результаты поездки, но не отменяет документальное подтверждение расходов. Для операций с материалами применяются отдельные формы, в том числе материальный отчёт формы М‑19.

Что делать с остатком или перерасходом

Если сотрудник потратил меньше выданной суммы, образуется остаток. Его возвращают организации способом, который предусмотрен её внутренним порядком: через кассу, переводом на расчётный счёт или иным согласованным способом. Бухгалтер отражает возвращённую сумму и сопоставляет её с данными авансового отчёта.

В платёжном документе или кассовом ордере желательно указать, что деньги возвращаются именно по конкретному авансовому отчёту. Это снижает риск путаницы, если у сотрудника было несколько подотчётных сумм.

Перерасход возникает, когда подтверждённые расходы превышают выданный аванс. Сотрудник отражает полную сумму расходов, а бухгалтер фиксирует размер задолженности организации перед ним. После утверждения отчёта перерасход возмещают в порядке, установленном работодателем.

Если часть расходов не подтверждена или не связана с рабочим заданием, её могут исключить из суммы принимаемых затрат. В таком случае сотруднику предлагают вернуть соответствующую сумму либо представить дополнительные документы и объяснения.

Итоговый расчёт можно представить так:

Для другого случая: если сотрудник получил 30 000 рублей, а подтверждённые расходы составили 32 000 рублей, остатка нет, а перерасход равен 2 000 рублей. До утверждения отчёта эту сумму не следует считать окончательно принятой организацией: сначала проверяют документы и служебную необходимость расходов.

Правильно оформленный авансовый отчёт связывает выданные деньги, фактические покупки и первичные документы в одну понятную операцию. Чтобы избежать возвратов на доработку, заранее используйте единый шаблон, нумеруйте приложения, проверяйте арифметику и не смешивайте в одном документе расходы с разным назначением без подробной расшифровки.