Как оформить приказ об изменении оклада работника

Изменение оклада оформляют приказом работодателя после того, как определены новые условия оплаты и подписаны необходимые документы. В приказе указывают данные работника, прежний и новый оклад, дату начала действия изменений, основание и поручения ответственным сотрудникам. Разбираем, как составить приказ об изменении оклада работника, какие сведения указать и какие документы оформить до и после его издания.

Когда оформляют приказ об изменении оклада

Приказ составляют, когда у конкретного работника меняется фиксированная часть заработной платы — месячный оклад. Причиной может быть повышение оплаты, изменение условий труда, перевод на другую должность или корректировка штатного расписания.

Документ может касаться одного сотрудника, нескольких работников или всего подразделения. Если оклады пересматривают сразу по нескольким должностям, кадровые документы удобнее оформлять по единому основанию, но сведения о каждом работнике и размере оплаты должны быть определены однозначно.

Приказ об изменении оклада не заменяет трудовой договор или дополнительное соглашение к нему. Оклад относится к условиям оплаты труда, поэтому при его изменении необходимо проверить, закреплен ли размер оплаты в трудовом договоре и требуется ли оформить соглашение с работником.

На практике встречаются следующие ситуации:

• работнику повышают оклад по решению работодателя;
• меняется система оплаты труда или положение об оплате труда;
• после перевода на другую должность устанавливается новый оклад;
• в штатном расписании изменяется оклад по занимаемой должности;
• размер оплаты меняется в связи с корректировкой условий труда;
• одинаковые оклады устанавливают для группы работников.

Если меняется не только оклад, но и должность, подразделение, режим работы или трудовая функция, одного приказа об изменении оклада недостаточно. В таком случае следует проверить, не требуется ли оформление приказа о переводе работника на другую работу.

Какие документы нужны до издания приказа

Состав документов зависит от причины изменения оклада. Базовый комплект обычно включает обоснование изменения, проект дополнительного соглашения к трудовому договору и документ, подтверждающий новый размер оплаты.

Если оклад повышается по инициативе работодателя, основанием может быть служебная записка руководителя подразделения, решение руководителя организации или иной внутренний документ. В нем фиксируют, кому и по какой причине устанавливают новый оклад, а также с какой даты он применяется.

При изменении окладов по должностям потребуется проверить штатное расписание. Если оно содержит конкретные размеры окладов, после принятия решения нужно подготовить отдельный документ о внесении изменений в штатное расписание либо утвердить его новую редакцию. Для такой ситуации подойдет приказ о внесении изменений в штатное расписание по окладам.

До издания приказа проверьте, не меняются ли одновременно правила начисления премий, надбавок и иных выплат. Если корректируется система оплаты труда, может понадобиться внести изменения в положение об оплате труда. В этом случае используют отдельное решение, например приказ о внесении изменений в положение об оплате труда работников.

Перед подготовкой текста приказа полезно собрать следующие сведения:

• полное наименование работодателя;
• фамилию, имя, отчество работника;
• должность и структурное подразделение;
• реквизиты трудового договора;
• действующий оклад;
• новый оклад;
• дату начала применения нового размера;
• документ, на основании которого принято решение;
• сведения о дополнительном соглашении, если оно оформляется;
• ответственных за внесение изменений в кадровые и расчетные документы.

Если изменение ухудшает положение работника или связано с изменением условий труда по инициативе работодателя, порядок действий нужно оценивать отдельно. Одного приказа в такой ситуации может быть недостаточно: понадобятся предусмотренные процедурой уведомления, документы об основаниях изменения и подтверждение соблюдения прав работника.

Обязательные реквизиты приказа

Приказ оформляют на бланке работодателя или в принятой в организации форме. Унифицированный бланк использовать не обязательно, если внутренние правила организации предусматривают собственный шаблон. Главное — чтобы из документа было понятно, кто, что и с какой даты меняет.

В верхней части указывают:

1. наименование организации;
2. название документа — «Приказ»;
3. дату и номер;
4. место составления;
5. заголовок, например «Об изменении оклада работника».

В распорядительной части обычно формулируют решение работодателя. В ней нужно указать работника, его должность, прежний и новый оклад, а также дату, с которой действует новый размер оплаты. Если оклад устанавливается в рублях за месяц, это следует написать прямо, без сокращений и двусмысленных формулировок.

Пример структуры распорядительной части:

В приказе также предусматривают поручения ответственным лицам. Например, кадровому работнику можно поручить ознакомить сотрудника с документом и подготовить изменения в кадровых документах, а бухгалтерии — применять новый оклад при расчетах с указанной даты.

В конце документа размещают должность и подпись руководителя. Для работника предусматривают отдельную строку: «С приказом ознакомлен», дату ознакомления и подпись. При необходимости можно указать, что сотрудник получил копию приказа.

Для повышения оклада можно воспользоваться готовым приказом об увеличении оклада, а затем адаптировать формулировки под конкретную ситуацию.

Порядок ознакомления работника с приказом

После подписания приказа руководителем работника знакомят с документом под подпись. Сотрудник должен видеть не только итоговую сумму, но и дату, с которой применяется новый оклад, а также основание изменения.

Подпись работника подтверждает факт ознакомления с приказом, но не заменяет согласование условий трудового договора. Если требуется дополнительное соглашение, его оформляют отдельно и подписывают сторонами. В приказе можно сослаться на реквизиты этого соглашения.

Рекомендуемый порядок действий выглядит так:

• проверить, подписан ли приказ руководителем;
• передать работнику экземпляр или предоставить документ для ознакомления;
• получить подпись и дату ознакомления;
• при необходимости выдать копию приказа;
• оформить дополнительное соглашение к трудовому договору;
• при отказе от подписи составить акт в установленном у работодателя порядке;
• передать сведения ответственным сотрудникам для дальнейшего оформления.

Если работник отказывается подписывать приказ, сам отказ не отменяет необходимость документально подтвердить ознакомление. В акте фиксируют дату, содержание действия и присутствующих лиц. Формулировки должны описывать фактические обстоятельства без предположений и оценок.

При электронном кадровом документообороте порядок подписания и фиксации ознакомления зависит от используемой системы и локальных правил работодателя. Важно, чтобы можно было подтвердить содержание документа, дату его направления и факт получения или подписания.

Какие изменения внести после издания приказа

После выпуска приказа нужно проверить все документы и системы, где используется размер оклада. В первую очередь кадровая служба оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору, если размер оплаты закреплен в нем. В соглашении указывают новый оклад и дату начала его применения.

Затем вносят изменения в штатное расписание, если размер оплаты по должности отражен в этом документе. Если штатное расписание меняется отдельным приказом, его реквизиты можно указать в материалах по работнику.

Бухгалтерии передают копию приказа и дополнительного соглашения либо сведения из них в порядке, установленном внутри организации. Нужно проверить, чтобы новый оклад учитывался при расчете заработной платы, отпускных, пособий и других выплат, зависящих от расчетных данных.

Итоговый чек-лист работодателя:

• определено основание изменения оклада;
• проверены трудовой договор и локальные документы;
• подготовлено дополнительное соглашение, если оно необходимо;
• при необходимости изменено штатное расписание;
• составлен и подписан приказ;
• работник ознакомлен с приказом;
• кадровые данные обновлены;
• бухгалтерия получила сведения о новом окладе;
• документы подшиты или сохранены в соответствующем кадровом деле;
• проверена дата начала начисления новой суммы.

Если одновременно меняется размер заработной платы из-за изменения условий труда, используйте отдельный документ по соответствующей ситуации — приказ об изменении размера заработной платы в связи с изменением условий труда. Это позволит отделить простое повышение оклада от более сложной процедуры изменения условий оплаты.

Главное требование к приказу — согласованность с остальными документами. Сумма, должность, дата начала действия и основание должны совпадать в приказе, дополнительном соглашении, штатном расписании и расчетных данных работодателя.