Приказ о премировании фиксирует решение работодателя о выплате премии сотруднику. В документе указывают основание поощрения, размер выплаты, период, источник финансирования и ответственных за исполнение. Ниже разберём структуру приказа, порядок его оформления и типичные ошибки, из-за которых документ приходится исправлять.
Когда оформляют приказ о премировании
Приказ издают, когда работодатель принимает решение выплатить работнику премию за результаты труда, выполнение показателей, участие в проекте или иные достижения. Документ может касаться одного сотрудника, группы работников или всего подразделения.
Основанием для премирования обычно служат:
- выполнение или перевыполнение плановых показателей;
- достижение конкретного производственного или финансового результата;
- качественное и своевременное выполнение задания;
- участие в проекте или мероприятии;
- отсутствие нарушений при выполнении работы;
- успешное завершение периода, проекта или этапа работ;
- представление руководителя подразделения;
- решение работодателя о дополнительном поощрении.
Условия, показатели и размеры премий желательно закрепить в положении о премировании, коллективном договоре, трудовом договоре или другом локальном документе организации. Если премия предусмотрена такой системой, приказ должен соответствовать установленным правилам: нельзя произвольно менять критерии, период или порядок расчёта.
Если выплата носит разовый характер и не относится к регулярной системе премирования, в приказе подробно описывают причину поощрения и сумму. Для таких случаев можно использовать отдельный шаблон приказа о дополнительном премировании.
Приказ оформляют до передачи сведений в бухгалтерию для начисления выплаты. Если премия начисляется по итогам месяца, квартала или другого периода, в тексте указывают соответствующий период и основание расчёта.
Какие сведения указать в документе
Универсальной формы приказа о премировании работника может не быть: организация вправе использовать собственный шаблон, если в нём есть необходимые реквизиты. Документ оформляют на бланке работодателя или в свободной текстовой форме с указанием наименования организации.
В приказе рекомендуется предусмотреть следующие сведения:
| Раздел | Что указать |
|---|---|
| Реквизиты организации | Полное наименование работодателя, при необходимости — подразделение |
| Вид документа | Название: «Приказ о премировании» |
| Номер и дата | Порядковый номер и дата издания |
| Место составления | Город или населённый пункт |
| Основание | Положение о премировании, служебная записка, решение работодателя, результаты работы |
| Работник | Фамилия, имя, отчество, должность и структурное подразделение |
| Период | Месяц, квартал, год или конкретный этап работы |
| Размер премии | Сумма в рублях, процент от оклада или иной способ расчёта |
| Порядок выплаты | Например, вместе с ближайшей выплатой заработной платы, если это соответствует правилам организации |
| Ответственные лица | Работник бухгалтерии или другое лицо, отвечающее за исполнение |
| Подписи | Подпись руководителя и отметка об ознакомлении работника |
Фамилию, имя, отчество и должность сотрудника лучше приводить полностью. Если премируют нескольких работников, их можно перечислить в одном приказе отдельными пунктами или оформить таблицей. Для каждого сотрудника при этом должны быть понятны размер выплаты и основание.
Размер премии формулируют однозначно. Например: «в размере 20 процентов должностного оклада» или «в сумме 30 000 рублей». Если сумма рассчитывается по формуле, её описывают в приказе либо делают ссылку на положение о премировании.
При выплате премии за конкретный результат следует кратко описать достижение: «за выполнение плана продаж за квартал», «за подготовку проекта к запуску», «за своевременное выполнение поручения». Общей фразы «за добросовестную работу» может оказаться недостаточно, если из документа нельзя определить причину и связь выплаты с результатами труда.
Как составить приказ о премировании работника
Документ удобно строить из вводной и распорядительной частей. Во вводной части указывают причину подготовки приказа, а в распорядительной — конкретное решение работодателя.
Примерная структура выглядит так:
- Наименование организации.
- Название документа.
- Номер, дата и место составления.
- Вводная формулировка с указанием основания.
- Распоряжение о выплате премии.
- Сведения о работнике и размере выплаты.
- Указание ответственному подразделению.
- Подпись руководителя.
- Отметка об ознакомлении сотрудника.
Вводная часть может содержать формулировку: «В связи с выполнением показателей, установленных положением о премировании, и на основании служебной записки руководителя отдела…». Если приказ издают по итогам периода, его также указывают во вводной части.
В распорядительной части используют глагол «премировать» или «выплатить премию». Например:
Если премия выплачивается в фиксированной сумме, формулировка может быть такой:
После основной формулировки указывают поручение бухгалтерии: начислить и выплатить премию в установленном размере. Не следует включать в приказ расчёт налогов или удержаний, если он выполняется бухгалтерией по общим правилам. Достаточно зафиксировать начисляемую сумму или порядок её определения.
При премировании группы работников можно использовать таблицу:
| Ф. И. О. | Должность | Основание | Размер премии |
|---|---|---|---|
| Иванов И. И. | менеджер | Выполнение плана продаж | 20% оклада |
| Петрова А. С. | специалист | Участие в проекте | 25 000 руб. |
В конце документа указывают лицо, ответственное за исполнение приказа, если это необходимо для внутреннего документооборота. Подготовить проект может кадровая служба, бухгалтерия или руководитель подразделения, а подписывает его уполномоченное лицо работодателя.
Перед подписанием проект проверяют по чек-листу:
- указано полное наименование работодателя;
- присвоены дата, номер и место составления;
- точно определён работник или список работников;
- указаны должность и подразделение;
- обозначены период и причина премирования;
- определён размер или формула расчёта премии;
- есть поручение ответственному подразделению;
- формулировки соответствуют положению о премировании;
- предусмотрены подписи и ознакомление.
Порядок подписания и ознакомления с приказом
Сначала проект приказа согласуют с подразделениями, которые участвуют в его исполнении. Обычно это руководитель подразделения, кадровая служба и бухгалтерия, но конкретный маршрут зависит от внутреннего документооборота организации.
Приказ подписывает руководитель или другое лицо, имеющее соответствующие полномочия. До подписи проверяют правильность персональных данных, основания и размера выплаты. Исправления в уже подписанном документе нежелательны: при обнаружении ошибки безопаснее оформить новый приказ или документ об изменении с понятной связью с первоначальным распоряжением.
Работника знакомят с приказом под подпись. В документе можно предусмотреть отдельную строку:
«С приказом ознакомлен: __________ / Иванов И. И. / дата».
Если приказ касается нескольких сотрудников, каждый ставит отдельную подпись с датой ознакомления. Отметку можно разместить в конце документа или оформить отдельным листом ознакомления, если это принято в организации.
Копию приказа передают в бухгалтерию для начисления премии, а оригинал хранят в соответствии с правилами документооборота работодателя. Если сотрудник работает удалённо или не может подписать бумажный экземпляр, используют предусмотренный организацией способ ознакомления с электронными документами.
Приказ о премировании не заменяет расчётные документы и сведения, необходимые для начисления заработной платы. Он фиксирует управленческое решение и служит основанием для дальнейших действий ответственных подразделений.
Типичные ошибки при оформлении приказа
Одна из распространённых ошибок — отсутствие конкретного основания. Формулировка «за хорошую работу» не показывает, за какой результат назначена премия и за какой период. Лучше указать измеримый показатель, выполненную задачу или ссылку на документ, в котором установлены критерии премирования.
Другая проблема — несоответствие приказа локальному положению. Например, в положении предусмотрена премия в процентах от оклада, а в приказе указана произвольная фиксированная сумма без объяснения порядка расчёта. Перед подписанием нужно проверить, допускает ли действующая система премирования выбранный вариант.
Также встречаются следующие недочёты:
- неверно указаны фамилия, должность или подразделение;
- отсутствуют номер и дата приказа;
- не обозначен период, за который выплачивается премия;
- неясно, является сумма фиксированной или расчётной;
- не указано ответственное за выплату подразделение;
- приказ подписан лицом без подтверждённых полномочий;
- отсутствует подпись работника об ознакомлении;
- одним документом оформлены разные по основаниям выплаты без разделения;
- в приказ включены неподтверждённые или оценочные сведения.
Отдельно проверяют, не относится ли выплата к другой компенсации или гарантии. Премия за результат труда, компенсация расходов и социальная выплата оформляются по разным основаниям. Для сравнения можно посмотреть образец приказа о компенсации затрат работника на обучение.
Перед передачей документа в бухгалтерию полезно провести финальную проверку: совпадают ли данные работника с кадровыми документами, соответствует ли размер премии утверждённым правилам, есть ли подтверждение результата и все необходимые подписи. Грамотно составленный приказ связывает решение работодателя, основание выплаты и порядок её исполнения в одном документе.
Частые вопросы
Короткие ответы перед скачиванием бланка
Обязательно ли оформлять приказ о премировании?
Да, приказ подтверждает решение работодателя и служит основанием для начисления премии.
Что указать в приказе о премировании?
ФИО и должность работника, основание, вид и размер премии, период выплаты и дату перечисления.
Можно ли установить премию в процентах?
Да, размер можно указать в процентах от оклада или в фиксированной сумме.
Нужно ли знакомить работника с приказом?
Работника знакомят с приказом под подпись, если это предусмотрено локальными актами работодателя.
На основании чего выплачивают премию?
Основанием могут быть положение о премировании, достижение показателей, служебная записка или решение руководителя.