Как оформить приказ о направлении работника в командировку

Приказ о направлении в командировку подтверждает решение работодателя и содержит сведения о работнике, месте, сроках и цели поездки. Рассказываем, как правильно составить документ, какие данные включить в форму Т‑9 и как ознакомить с приказом сотрудника.

Когда оформляют приказ о направлении в командировку

Приказ издают до начала поездки работника. Документ подтверждает, что сотрудник направляется в другую местность для выполнения служебного поручения, а расходы на проезд, проживание и суточные связаны с рабочей задачей.

Основанием для подготовки приказа обычно служит решение руководителя, служебная записка руководителя подразделения или самого сотрудника. В записке можно указать цель поездки, место назначения, предполагаемые даты и источник финансирования расходов. Используйте готовый шаблон служебной записки о направлении сотрудника в командировку.

Приказ оформляют как на одного работника, так и на нескольких сотрудников. Если в поездку направляются несколько человек с одинаковой целью и маршрутом, сведения о них можно включить в один документ. Для разных целей, сроков или мест назначения удобнее составить отдельные приказы.

Работодатель вправе использовать унифицированную форму Т‑9 либо разработать собственный бланк. В локальном порядке организации закрепляют применяемый вариант документа и правила его оформления. Если используется собственная форма, в ней должны быть все сведения, позволяющие определить работника, цель и параметры командировки.

Приказ не заменяет документы, подтверждающие расходы. Билеты, счета, чеки и другие документы работник представляет в установленном у работодателя порядке после возвращения. Сам приказ нужен для оформления решения о поездке и ознакомления с ним сотрудника.

Какие сведения указать в приказе

В документе указывают реквизиты организации, дату и номер приказа. Название работодателя должно совпадать с наименованием в учредительных и кадровых документах, а номер — с принятой в организации системой регистрации приказов.

Основная часть приказа должна содержать следующие сведения:

• фамилию, имя и отчество работника;
• должность или профессию;
• структурное подразделение;
• место командировки;
• принимающую организацию, если она известна;
• срок поездки;
• цель командировки;
• вид транспорта или порядок проезда, если эти сведения предусмотрены формой;
• источник оплаты расходов либо отметку о командировании за счет принимающей стороны;
• основание для издания приказа;
• подпись руководителя;
• отметку об ознакомлении работника.

Место командировки указывают максимально конкретно. Обычно записывают населенный пункт и наименование организации, куда направляется сотрудник. Если предполагается посещение нескольких организаций или городов, перечисляют их в приказе либо отражают маршрут в приложении.

Срок командировки указывают календарными датами: день начала и день окончания поездки. Цель должна быть связана с трудовой деятельностью сотрудника. Формулировка «для решения производственных вопросов» слишком общая, если из нее нельзя понять содержание поручения. Лучше написать: «для участия в переговорах по заключению договора», «для проведения пусконаладочных работ» или «для участия в рабочем совещании».

Если работник использует личный автомобиль, это лучше отразить в приказе и связанных документах. В такой ситуации пригодится приказ о направлении в командировку на личном транспорте. В документе можно зафиксировать способ передвижения и порядок подтверждения расходов.

Не включайте в приказ сведения, которые не относятся к командировке или могут создать неоднозначность. Например, формулировка «на несколько дней» не заменяет конкретные даты, а сокращенное название подразделения может затруднить идентификацию работника.

Как заполнить приказ по форме Т‑9

Форма Т‑9 предназначена для оформления направления одного работника в командировку. В ней последовательно заполняют шапку документа, сведения о сотруднике, месте и сроках поездки, цели, основании и финансовых условиях.

В верхней части указывают полное или сокращенное наименование организации, код формы при его использовании, номер и дату документа. Номер присваивают при регистрации приказа. Дата приказа может отличаться от даты начала командировки, но документ должен быть оформлен до отправления сотрудника.

Далее вносят персональные данные работника. Фамилию, имя и отчество записывают полностью, без сокращений. Должность и структурное подразделение указывают в соответствии со штатным расписанием и кадровыми документами.

В поле о месте назначения указывают страну, субъект или регион, город и организацию. Для поездки внутри России достаточно конкретно обозначить населенный пункт и принимающую сторону. При направлении за границу дополнительно указывают государство.

Срок командировки записывают двумя датами. Проверьте, чтобы он соответствовал служебной записке, заявке на билеты и предполагаемому периоду проживания. Если маршрут предполагает несколько пунктов, даты можно уточнить в тексте приказа или приложении.

В строке «цель командировки» формулируют конкретную рабочую задачу. Она должна объяснять, зачем сотрудник направляется в поездку и какой результат от него ожидается. При необходимости можно указать мероприятие, проект, договор или подразделение, с которым связана поездка.

В форме Т‑9 также отражают источник финансирования командировочных расходов. Если затраты оплачивает работодатель, это указывают прямо. При участии другой организации следует описать порядок финансирования так, чтобы бухгалтерия могла сопоставить приказ с расчетными документами.

Основанием может быть служебная записка, поручение руководителя, приглашение принимающей организации или другой внутренний документ. Реквизиты основания лучше приводить полностью: название, номер и дату, если они есть.

После проверки приказ подписывает руководитель или уполномоченное лицо. Подписанный документ регистрируют в журнале или информационной системе организации. Работнику передают экземпляр или копию, если такой порядок принят в компании.

Как ознакомить работника с приказом

С приказом знакомят работника под подпись. В документе предусматривают строку с формулировкой «С приказом ознакомлен», дату ознакомления и место для подписи. Работник ставит подпись после того, как получил возможность прочитать содержание приказа и задать вопросы.

Сделать это можно на бумаге или в электронной системе, если в организации используется электронный кадровый документооборот. При электронном ознакомлении система должна позволять подтвердить, кто, когда и с каким документом ознакомился. Порядок применения электронных документов закрепляют во внутренних правилах работодателя.

Работнику желательно выдать копию приказа или предоставить доступ к его электронной версии. Копия особенно полезна, если в поездке нужно подтвердить цель командировки, место назначения или порядок оплаты расходов.

Проверьте, чтобы сотрудник ознакомился с приказом до выезда. Если приказ изменили после первоначального ознакомления, с новой редакцией также знакомят работника. Для этого можно подготовить новый приказ или документ, в котором указаны измененные сведения.

Если работник отказывается подписывать приказ, составляют акт об отказе от ознакомления. В акте фиксируют дату, содержание документа, обстоятельства отказа и данные присутствующих лиц. Сам отказ от подписи не отменяет приказ, но факт ознакомления или невозможности ознакомления должен быть подтвержден документально.

Чек-лист перед отправлением

• Проверить ФИО, должность и подразделение работника.
• Указать конкретное место и принимающую организацию.
• Записать даты начала и окончания командировки.
• Сформулировать служебную цель поездки.
• Определить порядок оплаты расходов.
• Подписать и зарегистрировать приказ.
• Ознакомить работника под подпись или через электронную систему.
• Передать сотруднику копию приказа и необходимые организационные сведения.

Что сделать после возвращения из командировки

После возвращения работник представляет документы, подтверждающие расходы и фактические обстоятельства поездки. Перечень документов и порядок их подачи работодатель закрепляет во внутренних правилах. Обычно проверяют билеты, посадочные талоны, счета за проживание, чеки и другие подтверждения затрат.

Бухгалтерия сопоставляет документы с приказом: фамилию работника, место, даты и цель поездки. Если фактический срок отличается от указанного в приказе, это отражают в расчетных документах и при необходимости оформляют корректирующий документ.

Работник также предоставляет отчет о выполнении поручения, если такой отчет предусмотрен правилами организации или заданием руководителя. В нем можно указать проведенные встречи, результаты переговоров, выполненные работы и дальнейшие действия.

Если поездка была отменена, продлена или досрочно завершилась, кадровая служба фиксирует изменение документально. Основанием может быть распоряжение руководителя, служебная записка работника, подтверждение принимающей стороны или другой документ, объясняющий обстоятельства.

При использовании личного транспорта отдельно проверяют документы, подтверждающие маршрут и расходы. Для компенсации затрат необходимы сведения, позволяющие связать поездку с приказом и служебным заданием.

Завершенный комплект документов передают на хранение в соответствии с номенклатурой дел организации. В него могут входить приказ, служебная записка, подтверждение ознакомления, авансовый отчет, отчет о выполнении задания и документы о расходах. Для нестандартных ситуаций можно использовать отдельные шаблоны, например приказ о возмещении расходов на проезд в командировку.

Правильно оформленный приказ связывает решение работодателя, кадровый учет и бухгалтерские расчеты. Перед подписанием достаточно проверить обязательные сведения, соответствие дат и цели поездки, а также зафиксировать ознакомление работника.