Как оформить лист ознакомления с локальными нормативными актами

Лист ознакомления подтверждает, что работник получил доступ к локальным нормативным актам и ознакомился с их содержанием. В документе фиксируют, с каким актом ознакомлен сотрудник, когда это произошло и кто провёл процедуру. Ниже разобраны структура листа, порядок заполнения и правила работы с изменениями.

Когда используют лист ознакомления с локальными актами

Лист применяют, когда работодателю нужно документально подтвердить ознакомление работников с локальными нормативными актами организации. К таким документам могут относиться правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, премировании, обработке персональных данных, охране труда, коммерческой тайне и другие документы, обязательные для конкретной организации или отдельных должностей.

Ознакомление проводят при приёме на работу, переводе сотрудника на другую должность, утверждении нового локального акта или внесении в него изменений. Если документ распространяется только на определённое подразделение, лист можно оформить отдельно для работников этого подразделения.

Для фиксации процедуры используют отдельный лист ознакомления с локальными нормативными актами. Его можно вести на бумаге или в электронной форме, если в организации предусмотрен порядок электронного кадрового документооборота и можно достоверно подтвердить личность работника и факт ознакомления.

Лист особенно удобен, когда с одним актом знакомят нескольких сотрудников. Вместо оформления отдельного подтверждения на каждого работника в документе создают таблицу с последовательными записями. Для отдельных документов могут использоваться специальные формы, например лист ознакомления с должностной инструкцией для работника.

Лист не подтверждает согласие работника с условиями документа и не заменяет сам локальный нормативный акт. Он фиксирует именно факт предоставления доступа и ознакомления с содержанием. Поэтому сотруднику нужно дать возможность прочитать документ до проставления подписи.

Какие сведения включить в документ

Унифицированной формы листа ознакомления с локальными нормативными актами обычно не требуется. Работодатель самостоятельно определяет структуру документа с учётом своих кадровых процессов. Главное — включить сведения, по которым можно однозначно установить документ, работника и обстоятельства ознакомления.

В верхней части листа указывают:

• полное или сокращённое наименование работодателя;
• название документа: «Лист ознакомления с локальным нормативным актом»;
• наименование локального акта;
• дату и номер утверждения локального акта;
• сведения о редакции или дате внесения изменений;
• подразделение, если лист относится не ко всем сотрудникам;
• период или событие, в связи с которым проводится ознакомление.

Основную часть обычно оформляют в виде таблицы. В неё включают следующие графы:

Если лист оформляют только для одного документа, графу с наименованием акта можно не повторять в каждой строке. При использовании одного листа для нескольких документов эту графу лучше оставить: она исключает путаницу между разными положениями, инструкциями и редакциями.

В документ можно добавить графу «Примечание». В ней указывают, например, что работнику выдана копия, предоставлен доступ к электронной версии или вручена новая редакция локального акта. При необходимости предусматривают место для подписи лица, которое ознакомило сотрудника с документом.

Данные работника записывают без сокращений, если это позволяет формат документа. Должность и подразделение указывают на дату ознакомления. Если сотрудник переводится в другой отдел, для новой процедуры лучше оформить отдельную запись или новый лист.

Как заполнить лист ознакомления

Заполнение начинают с идентификации локального акта. В названии нужно указать точное наименование документа, а также его номер и дату утверждения, если они присвоены. Для новой редакции фиксируют соответствующую дату или иной идентификатор, который принят в организации.

Далее в таблицу вносят сведения о работнике. Фамилия, имя, отчество, должность и подразделение должны соответствовать кадровым документам. Ошибки в фамилии, должности или дате могут затруднить подтверждение того, что ознакомление проходил именно этот сотрудник.

Работнику предоставляют текст локального акта. Он может быть представлен на бумаге, на рабочем компьютере, во внутренней информационной системе или иным способом, установленным работодателем. После прочтения сотрудник ставит подпись и дату в соответствующих графах.

Рекомендуемый порядок заполнения выглядит так:

• указать работодателя и название листа;
• записать точное наименование локального нормативного акта;
• проверить дату, номер и редакцию документа;
• внести сведения о работнике;
• предоставить сотруднику доступ к полному тексту акта;
• получить личную подпись и дату ознакомления;
• поставить подпись ответственного лица;
• проверить, чтобы в строке не осталось пустых обязательных полей;
• подшить лист или сохранить его в соответствующей электронной системе.

Подпись работника должна быть собственноручной, если используется бумажный документ. Рядом указывают дату ознакомления. Не рекомендуется заранее проставлять даты, подписи или заполнять строки за нескольких работников одним почерком: такие действия могут вызвать сомнения в достоверности записи.

Если работник отказывается подписывать лист, отказ не следует скрывать или заменять подписью другого лица. Работодатель может оформить отдельный акт об отказе от подписи с указанием обстоятельств процедуры. Порядок составления такого акта лучше закрепить во внутренних правилах организации.

Для приказов применяется отдельный документ — лист ознакомления с приказом для сотрудников организации. Локальный нормативный акт и индивидуальный приказ имеют разное назначение, поэтому их не всегда удобно объединять в одном журнале или листе.

Порядок ознакомления работников под подпись

Процедуру организует работодатель или назначенный им сотрудник. Ответственный специалист подготавливает актуальную редакцию локального акта, определяет круг работников и выбирает способ предоставления документа.

Перед началом ознакомления нужно проверить, что работнику предоставлен именно действующий текст. Если в организации одновременно используются старая и новая редакции, в листе обязательно указывают, с какой из них ознакомлен сотрудник. При необходимости рядом с документом размещают дату его введения в действие.

Практический алгоритм можно оформить так:

1. Определить работников, на которых распространяется локальный акт.
2. Подготовить бумажные экземпляры или электронный доступ к документу.
3. Ознакомить сотрудника с текстом акта и при необходимости ответить на вопросы о порядке его применения.
4. Получить подпись и дату в листе.
5. Проверить заполненную строку.
6. Зафиксировать отказ от подписи отдельным документом, если он произошёл.
7. Передать лист на хранение ответственному за кадровое делопроизводство.

Работник подписывает лист после того, как получил возможность прочитать документ. Если акт содержит приложения, формы или перечни, доступ должен включать и те части, которые относятся к обязанностям сотрудника. В листе можно сделать отметку о том, что работник ознакомлен с документом вместе с приложениями.

Когда локальный акт изменяется, работников знакомят с новой редакцией. Подпись под старой редакцией не подтверждает ознакомление с последующими изменениями. Для новой версии создают новый лист либо добавляют отдельный блок с реквизитами редакции и датой повторного ознакомления.

Если организация использует электронное ознакомление, система должна сохранять сведения о пользователе, документе, времени доступа и подтверждении действия. Одной рассылки файла по электронной почте недостаточно, если из неё нельзя достоверно установить, что работник открыл именно нужную редакцию и подтвердил ознакомление.

Хранение и оформление изменений

Заполненные листы хранят вместе с кадровыми документами или в отдельном деле, если такой порядок установлен в организации. Бумажные листы нумеруют при необходимости, подшивают и защищают от замены отдельных страниц. На обложке дела указывают его название и период формирования.

Срок хранения определяют с учётом вида документа, принятого в организации порядка делопроизводства и действующих требований к кадровым документам. Не следует уничтожать лист только потому, что локальный акт утратил силу: запись может потребоваться для подтверждения того, какие правила действовали на дату ознакомления.

При изменении локального акта рекомендуют:

• сохранить листы, относящиеся к предыдущей редакции;
• оформить новый лист с реквизитами изменённого документа;
• указать дату повторного ознакомления;
• проверить список работников, которых затрагивают изменения;
• исключить из нового листа сотрудников, которым документ больше не применяется, если это предусмотрено внутренним порядком;
• подшить документы по хронологии или по редакциям.

Если в листе обнаружена ошибка, её исправляют аккуратно и прозрачно. Исправление заверяют подписью ответственного лица и датой, а при существенной ошибке оформляют новую строку или новый лист. Нельзя стирать запись так, чтобы невозможно было установить первоначальное содержание.

Перед утверждением формы проверьте, что в ней есть все необходимые поля:

Готовую форму можно адаптировать под размер организации и способ ведения кадровых документов. Если требуется зафиксировать ознакомление с несколькими самостоятельными документами, лучше использовать отдельные листы либо таблицу с отдельной строкой для каждого акта.