Разбираем, как оформить договор аренды автомобиля с экипажем или без него. В статье рассказываем, какие условия включить, как распределить расходы между сторонами и зафиксировать состояние машины при передаче и возврате. Для подготовки документа можно использовать шаблон договора аренды автомобиля.
Когда нужен договор аренды автомобиля с водителем или без
Договор аренды автомобиля без экипажа подходит, если арендатор получает машину во временное владение и пользование, а управлять ею будет самостоятельно либо допущенный им водитель. В такой модели арендатор обычно отвечает не только за эксплуатацию автомобиля, но и за поддержание его исправного состояния в пределах согласованных обязанностей.
Аренда с экипажем предполагает, что автомобиль предоставляет арендодатель вместе с водителем или водителями. Водитель управляет машиной, а арендодатель, как правило, организует техническую эксплуатацию транспорта. Такой вариант используют для поездок руководителя, перевозки гостей, обслуживания мероприятий, доставки или регулярных маршрутов.
Разницу между форматами лучше зафиксировать прямо в названии и тексте договора:
| Условие | Аренда без экипажа | Аренда с экипажем |
|---|---|---|
| Кто управляет автомобилем | Арендатор или допущенный им водитель | Водитель арендодателя |
| Кто организует эксплуатацию | Обычно арендатор | Обычно арендодатель |
| Кто контролирует маршрут | Арендатор в пределах договора | По договоренности сторон |
| Кто несет расходы | Распределяются договором | Распределяются договором |
| Основной риск споров | Повреждения, штрафы, ремонт | Маршрут, время подачи, действия водителя |
Если автомобиль передается родственнику или знакомому бесплатно, нужен не договор аренды, а отдельное соглашение. Для такой ситуации подойдет договор безвозмездного пользования автомобилем.
Перед подписанием проверьте полномочия арендодателя. Если машину передает не собственник, в договоре или приложении нужно указать основание владения и право сдавать транспорт в аренду.
Какие условия включить в договор аренды автомобиля
В договоре нужно подробно описать стороны, автомобиль и порядок его использования. Чем точнее будут условия, тем проще доказать, в каком состоянии машина была передана и кто отвечает за конкретные расходы.
Минимальный набор условий выглядит так:
- полные данные арендодателя и арендатора;
- основание владения автомобилем;
- марка, модель, год выпуска, цвет;
- государственный регистрационный номер;
- идентификационный номер транспортного средства;
- сведения о свидетельстве о регистрации;
- срок аренды и дата начала пользования;
- размер платы, порядок и сроки расчетов;
- размер обеспечительного платежа, если он предусмотрен;
- территория эксплуатации и допустимый режим использования;
- возможность или запрет передачи управления другому лицу;
- порядок технического обслуживания и ремонта;
- правила оплаты топлива, парковки, платных дорог и мойки;
- условия страхования и действий при ДТП;
- порядок передачи и возврата автомобиля.
Нужно определить цель аренды: личные поездки, перевозка работников, доставка грузов, обслуживание мероприятий или коммерческие перевозки. Отдельно можно установить ограничения по пробегу, выезду за пределы определенной территории, перевозке животных, грузов или опасных предметов.
Плату лучше разделить на постоянную и переменную части. Например, фиксированная сумма может взиматься за месяц, а дополнительные часы работы водителя, превышение пробега или выезды за согласованные границы — оплачиваться отдельно по установленному тарифу.
Для безналичных расчетов укажите банковские реквизиты и момент исполнения обязанности по оплате. При наличных расчетах предусмотрите расписку или иной документ, подтверждающий передачу денег.
В договоре также стоит указать комплект передаваемых документов и предметов:
- ключи и запасной ключ;
- свидетельство о регистрации;
- диагностическую карту, если она передается;
- полис страхования;
- домкрат, запасное колесо или компрессор;
- аптечку, знак аварийной остановки и другие принадлежности;
- топливную карту или пропуск на парковку.
Для каждого пункта желательно установить процедуру согласования. Например, ремонт стоимостью выше определенной суммы проводится только с письменного согласия арендодателя, кроме экстренных работ, необходимых для предотвращения большего ущерба.
Как оформить аренду автомобиля с водителем
В договоре с экипажем необходимо описать не только автомобиль, но и работу водителя. Арендатор должен понимать, когда и где машина подается, сколько времени водитель ожидает, кто формирует задания и как подтверждаются выполненные поездки.
Включите в документ следующие условия:
- Данные водителя или порядок его замены. Можно указать ФИО конкретного водителя либо предусмотреть, что арендодатель вправе заменить его водителем сопоставимой квалификации.
- График работы. Зафиксируйте дни, часы подачи, время ожидания и порядок заказа дополнительных поездок.
- Порядок передачи заданий. Подойдут заявки по электронной почте, через мессенджер, по телефону с последующим подтверждением или путевые листы.
- Маршруты и территория. Опишите обычные направления, возможность междугородних поездок и необходимость предварительного согласования.
- Условия простоя. Укажите, оплачивается ли ожидание пассажира, задержка мероприятия или перенос подачи по инициативе арендатора.
- Требования к водителю. Можно установить обязанность соблюдать правила дорожного движения, требования безопасности, конфиденциальность и запрет передавать управление третьим лицам.
- Отчетность. Определите, как подтверждаются поездки: заявками, маршрутными листами, актами или ежемесячным отчетом.
Водитель не должен автоматически считаться работником арендатора. В договоре следует закрепить, что его предоставляет и заменяет арендодатель, а также именно он организует его работу и выплачивает вознаграждение, если стороны не договорились иначе.
Если арендатор вправе управлять машиной самостоятельно, это уже не обычная аренда с экипажем в отношении каждого периода пользования. Такой смешанный порядок нужно описать отдельно: кто допускается к управлению, когда водитель арендодателя не предоставляется и кто принимает на себя расходы и риски в этот момент.
Ответственность сторон и распределение расходов
Основная причина споров — отсутствие четкого ответа на вопрос, кто платит за эксплуатацию и ремонт. Расходы нужно распределить в отдельном разделе или таблице, не ограничиваясь общей фразой «все расходы несет арендатор».
Пример структуры распределения:
| Расход | Без экипажа | С экипажем |
|---|---|---|
| Топливо | Обычно арендатор | По договоренности |
| Мойка и уборка | Арендатор | Арендодатель или арендатор |
| Парковка и платные дороги | Арендатор, если поездка по его заданию | Сторона, заказавшая поездку |
| Техническое обслуживание | По условиям договора | Обычно арендодатель |
| Ремонт из-за обычного износа | По условиям договора | Обычно арендодатель |
| Повреждение по вине арендатора | Арендатор | Арендатор, если вред связан с его заданием или действиями |
| Штрафы за нарушение водителем | Виновная сторона | Обычно арендодатель при вине водителя |
| Штрафы, связанные с указанием арендатора | Арендатор | Арендатор |
Для штрафов важно различать основания их возникновения. Если нарушение совершил водитель арендодателя, стороны могут предусмотреть обязанность арендодателя компенсировать арендатору документально подтвержденные расходы. Если штраф связан с распоряжением арендатора, неправильной парковкой, перевозкой груза или передачей управления, ответственность может быть возложена на арендатора.
Опишите порядок действий при аварии, поломке или повреждении автомобиля:
- немедленно сообщить другой стороне;
- вызвать необходимые службы;
- не ремонтировать существенные повреждения без согласования, если нет угрозы безопасности;
- сделать фотографии и видеозапись;
- получить документы, подтверждающие происшествие;
- передать автомобиль на осмотр или диагностику;
- согласовать стоимость восстановления.
Неустойку можно установить за просрочку оплаты, несвоевременный возврат автомобиля, неподачу машины с экипажем или отказ от согласованной поездки. Размер и порядок расчета должны быть сформулированы однозначно, а основания для освобождения от ответственности — перечислены отдельно.
Акт приема-передачи и прекращение договора
Акт приема-передачи нужен и при начале аренды, и при возврате автомобиля. Он подтверждает не только факт передачи, но и состояние машины, комплектацию, уровень топлива и показания одометра.
В акте укажите:
- дату, время и место передачи;
- данные автомобиля и регистрационный номер;
- пробег;
- уровень топлива или заряд батареи;
- внешний вид кузова и состояние салона;
- существующие царапины, сколы, вмятины и иные дефекты;
- состояние стекол, шин, фар и зеркал;
- наличие документов, ключей и оборудования;
- замечания сторон;
- подписи арендодателя и арендатора.
Дефекты лучше описывать конкретно: «скол на лобовом стекле справа от центра», «царапина на передней правой двери длиной около 10 см». К акту можно приложить фотографии с датой съемки и указать, что они являются частью документа. При возврате автомобиля составьте аналогичный акт и сравните его с первоначальным.
Договор прекращается по истечении согласованного срока, по соглашению сторон или по иным основаниям, предусмотренным его условиями. Для досрочного расторжения укажите порядок уведомления, сроки освобождения автомобиля и расчетов, а также последствия отмены уже заказанных поездок.
Перед возвратом проверьте, что в автомобиле не осталось личных вещей, карт доступа, документов и топлива, принадлежащих другой стороне. Если выявлены новые повреждения, зафиксируйте их в акте, приложите фотографии и укажите, согласны ли стороны с причиной и стоимостью устранения.
Итоговый чек-лист перед подписанием:
- выбран правильный формат: с экипажем или без него;
- проверены данные сторон и полномочия на передачу автомобиля;
- подробно описана машина и ее комплектация;
- определены срок, плата и обеспечительный платеж;
- распределены расходы на топливо, парковку, ремонт и штрафы;
- установлен порядок действий при ДТП и поломке;
- описаны правила работы водителя и подачи автомобиля;
- подготовлены акты передачи и возврата;
- согласованы условия досрочного прекращения договора.
Для сделок, связанных не с временным пользованием, а с переходом права собственности, нужен другой документ — договор купли-продажи автомобиля.
Частые вопросы
Короткие ответы перед скачиванием бланка
Можно ли заключить договор аренды автомобиля без водителя?
Да, арендодатель передает автомобиль арендатору во временное владение и пользование без предоставления услуг водителя.
Чем отличается аренда автомобиля с водителем?
При аренде с экипажем водитель предоставляет услуги управления автомобилем, а арендодатель обычно отвечает за его техническое состояние.
Нужно ли составлять акт приема-передачи автомобиля?
Да, акт помогает зафиксировать комплектацию, пробег, техническое состояние и видимые повреждения автомобиля.
Кто оплачивает ремонт и топливо?
Распределение расходов устанавливают в договоре: отдельно указывают оплату топлива, мойки, обслуживания, ремонта и штрафов.
Нужна ли доверенность на управление арендованным автомобилем?
Для подтверждения права управления обычно используют договор и документы на автомобиль; порядок передачи права управления лучше отдельно закрепить в договоре.